در کسب و کارهایی که فعالیت های تولیدی،بازرگانی یا انبارداری فعالیت دارند روزانه حجم زیادی از اطلاعات مالی در بخش هایی مثل فروش، خرید،انبار و تولید ثبت می شود. ورود دستی این اطلاعات به سیستم حسابداری نه تنها وقت گیر است، بلکه می تواند باعث بروز خطاهای انسانی مغایرت های مالی شود. قابلیت ایمپورت سند حسابداری در نرم افزار ابرستان این امکان را فراهم می کند که کاربران بتوانند اطلاعات اسناد مالی را از طریق فایل های اکسل، به صورت گروهی و ساختارمند وارد نرم افزار کنند. این کار باعث می شود:
• سرعت ثبت اسناد افزایش یابد
• دقت در ثبت اطلاعات مالی بیشتر شود
• هماهنگی بین بخش های مختلف با حسابداری ساده تر است
استفاده از این قابلیت به ویژه برای اصناف و شرکت هایی که تراکنش های مالی پرتکرار یا حجیم دارند، یک ابزار کلیدی برای مدیریت بهتر و دقیق تر اطلاعات حسابداری خواهد بود.
در نرم افزار حسابداری ابرستان یکی از امکانات مهم، بارگذاری اسناد حسابداری از فایل اکسل است. این قابلیت به کسب و کارها کمک می کند تا جای ثبت دستی زمانبر اسناد، آن ها را به صورت گروهی و سریع وارد سیستم کنند. اما برای اینکه این فرآیند با موفقیت انجام شود، نیازمند رعایت یکسری پیش نیازها هستیم.
۱- تعریف کدینگ حساب ها
قبل از انجام عملیات بارگذاری، باید اطمینان حاصل کنیم که کدینگ حساب ها (ساختار حساب های دفتر کل) در سیستم تعریف شده اند. منظور از کدینگ، همان شماره گذاری و دسته بندی حساب ها (مثل بانک ها، مشتریان، فروش، خرید و…) در سطوح مختلف است. کدهای استفاده شده در فایل اکسل باید دقیقا همان کدهایی باشند که در سیستم تعریف شده اند.
۲- وارد کردن مقدار بدهکار و بستانکار
در هر ردیف از سند حسابداری، باید حداقل یکی از مقادیر بدهکار یا بستانکار وارد شده باشند. این دو ستون نشان دهنده ی نوع و مقدار گردش مالی هستند اگر هیچ کدوم از این مقادیر ثبت نشود نرم افزار قابلیت تشخیص بدهکاری یا بستانکاری تراکنش ها را ندارد و عملیات بارگذاری به دلیل ناقص بودن اطلاعات با خطا مواجه می شود. تفسیر و ثبت صحیح سند در سیستم غیرممکن می شود. بنابراین در زمان ثبت سند از طریق بارگذاری فایل اکسل سند لازم هست که در صورتی که برای سندی یکی از مقادیر بدهکار یا بستانکار وجود نداشت مقدار آن فیلد باید عدد صفر قرار گیرد.
۳- تراز بودن سند
تراز بودن سند یکی از اصول پایه حسابداری است به این معنا که جمع ستون بدهکار = جمع ستون بستانکار می باشد.
در فرآیند بارگذاری فایل اکسل سند در ابرستان، اگر سند تراز نباشد سیستم اجازه ثبت آن را نمی دهد و در ابرستان پیغام خطای سند تراز نیست نمایش داده می شود. برای جلوگیری از این خطا قبل از بارگذاری، فایل اکسل از نظر تراز بودن بررسی شود.
۴- تعریف طرف حساب
یکی از مواردی که باید در ثبت یا بارگذاری فایل اکسل سند به شیوه تفصیلی به آن توجه داشت درج طرف حساب می باشد در صورتی که طرف حسابی از قبل تعریف نشده باشد و در فایل بارگذاری سند موجود باشد آن طرف حساب به صورت خودکار در نرم افزار ایجاد می شود.
۵- پروژه
پروژه ها در نرم افزار ابرستان برای ردیابی و دسته بندی هزینه ها و درآمدهای مرتبط با یک فعالیت خاص یا پروژه خاص استفاده می شود. اگر در آرتیکل های سندی که قراراست وارد شود، به یک پروژه ارجاع داده شده باشد لازم است جهت عدم نمایش خطا، پیش از ایمپورت سند، آن پروژه درنرم افزار تعریف شده باشد.
۶- مرکز هزینه
بخش یا واحد سازمانی که هزینه ها به آن نسبت داده می شود. مانند دپارتمان فروش، واحد فنی، تولید و … .اگرآرتیکل های سند دارای اطلاعات مرکز هزینه باشند، لازم است آن مرکز هزینه از قبل در نرم افزار تعریف شده باشد.
راهنمای نحوه دسترسی، استفاده و نتایج حاصل
گام اول:
در مرحله نخست برای بارگذاری فایل اکسل سند در نرم‌افزار حسابداری ابرستان از منوی سمت راست روی بخش حسابداری کلیک شود.
پس از کلیک بر روی بخش حسابداری زیرمنویی با عناوین زیر ایجاد می شود.
سند: در صورتی که قصد درج سند در ابرستان را دارید در این بخش می توانید سند مورد نظر خود را ایجاد نمایید. به طورکلی سندهایی که در ابرستان ایجاد می شود از دو نوع اتوماتیک و دستی می باشد. سندهای اتوماتیک توسط ابرستان ایجاد می شود و امکان حذف یا ویرایش آن توسط کاربر در این بخش وجود ندارد. در مقابل، سندهای دستی توسط کاربر ایجاد شده و به کاربر امکان حذف و ویرایش را می دهد.
پیش نویس سند: اگر سندی ایجاد شود و آرتیکل های آن به اتمام نرسیده باشد، به عنوان مثال قصد دارید که این سند را در روزها یا ساعات آینده ثبت کنید، آن سند را می توان موقتا به صورت پیش نویس ذخیره کرد.
سند افتتاحیه: سند افتتاحیه درنرم افزار ابرستان برای ثبت مانده حساب های ترازنامه ایاز سال مالی گذشته به دوره جدید استفاده می شود در این سند تنها حساب هایی ثبت می شوند که ماهیت دارایی، بدهی یا سرمایه را دارند. به صورت پیش فرض نرم افزار تاریخ سند افتتاحیه را مطابق تاریخ روز خرید نرم افزار در نظر می گیرد و در صورت عدم تغییر آن توسط کاربر، اجازه ثبت سند برای تاریخ قبل از آن را نمی دهد. به همین دلیل لازم است هنگام شروع استفاده از نرم افزار، تاریخ سند افتتاحیه مطابق با تاریخ اولین سند کسب وکار شما تنظیم گردد.
سرفصل حسابداری: به صورت کلی حسابداری در ابرستان در سطوح تفصیلی، کل، معین، پروژه ، مرکز هزینه، طرف حساب و کدینگ حساب می باشد. با تعریف حساب در این بخش امکان ثبت یا بارگذاری سند در تمام این سطوح شما داده می شود.
پروژه: پروژه فعالیت یا عملیات خاصی است که مجموعه ای از هزینه ها ودرآمدها به آن اختصاص داده می شود. استفاده از این بخش به سازمان ها کمک می کند تا بتوانند عملکرد مالی یک فعالیت خاص مانند ساخت یک ساختمان، برگزاری یک رویداد یا اجرای یک طرح تحقیقاتی را به صورت جداگانه بررسی کنند.
مرکز هزینه: در ابرستان مرکز هزینه پس از تعریف هم در بخش هزینه ها و هم در بخش سند قابل اسفاده است که به کاربر امکان کنترل دقیق هزینه های هربخش را می دهد.
مرتب سازی سند: جهت مرتب سازی اسناد بر اساس سال مالی جاری ، سال مالی گذشته و همه سال های مالی مورد استفاده قرار می گیرد.
قفل تراکنش: با فعالسازی قفل تراکنش در تاریخ مورد نظر، نرم افزار به کاربر اجازه ثبت، ویرایش، کپی و حذف فاکتور، فاکتور برگشت از خرید و فروش، پیش فاکتور خرید و فروش، دریافت و پرداخت را نمی دهد.
گام دوم:
پس از ورود به بخش حسابداری بر روی عبارت سند کلیک نمایید.
گام سوم: بارگذاری فایل اکسل سند حسابداری
با کلیک بر روی عبارت سند لیستی از فهرست اسناد ثبت شده در نرم افزار نمایش داده می شود .
از صفحه فهرست اسناد حسابداری بر روی دکمه سه نقطه کلیک کنید.
سپس بر روی عبارت ورود اسناد کلیک نمایید.
با کلیک بر روی ورود اسناد، صفحه ای مانند تصویر ذیل نمایش داده می شود. دراین مرحله ابتدا قبل از بارگذاری سند، از پایین کادر موجود، در این صفحه فایل خام سند را باکلیک بر روی عبارت”نمونه اکسل” دانلود نمایید. در فایل اکسل دانلود شده فیلدهای ردیف،تاریخ سند،شماره سند،شرح سند،کدحساب،نام حساب،شرح،بدهکار و بستانکار،پروژه و مرکز هزینه را وارد نموده و پس از ذخیره کردن، فایل را باکلیک کردن روی “انتخاب فایل” بارگذاری نمایید.
با انتخاب گزینه “تعیین اتوماتیک سند”، نرم افزار به صورت اتوماتیک شماره سند دیگری به هر سند اختصاص می دهد و شماره سند وارد شده توسط کاربر را در نظر نمی گیرد.
روی دکمه بعدی کلیک کنید در این مرحله صفحه ای مانند شکل زیر نمایش داده می شود.
در این صفحه عنوان ستون فایل بارگزاری شده رامطابق با سند حسابداری در ابرستان تنظیم نمایید.
در صورتی که گزینه “تنظیمات انجام شده برای دفعه بعدی ذخیره کن” فعال شود همین تنظیمات در بارگذاری سند بعدی نمایش داده می شود.
سپس روی دکمه بعدی کلیک کنید.
با کلیک بر روی دکمه بعدی صفحه ای مانند تصویر ذیل نمایش داده می شود.
در صورتی که ردیفی از فایل بارگزاری شده توسط نرم افزار خوانده نشود و یا ناقص باشد، دربارگذاری سند با خطا مواجه می شوید. با کلیک کردن بر روی گزینه “ردیف هایی که صرف نظر می شوند” این ستون ها نمایش داده می شود.
در صورتیکه نرم افزار یکی از ستون های فایل آپلود شده را در نظر نگرفته باشد، باکلیک بر روی گزینه “ستون های انتخاب نشده “، این ردیف ها نمایش داده می شود.
در صورتی که خطایی وجود نداشته باشد دکمه “ورود اسناد” فعال می شود.
با کلیک بر روی این دکمه کادر ذیل نمایش داده می شود.
سپس کادر زیر نمایش داده می شود. و روی عبارت بستن کلیک کنید.
- وارد کردن مقدار بدهکار و بستانکار: در هر ردیف از سند حسابداری، باید حداقل یکی از مقادیر بدهکار یا بستانکار وارد شده باشند. این دو ستون نشان دهنده ی نوع و مقدار گردش مالی هستند. چنانچه هریک از این مقادیر ثبت نشود نرم افزار قابلیت تشخیص بدهکاری یا بستانکاری تراکنش ها را ندارد وعملیات بارگذاری به دلیل ناقص بودن اطلاعات با خطا مواجه می شود. چراکه تفسیر و ثبت صحیح سند در سیستم غیر ممکن می شود بنابراین در زمان ثبت سند از طریق بارگذاری لازم است که اگر سندی یکی از مقادیر بدهکار یا بستانکار را نداشته باشد مقدار آن فیلد عدد صفر قرار گیرد.
- تراز بودن سند: تراز بودن سند یکی از اصول پایه حسابداری است به این معنا که جمع ستون بدهکار=جمع ستون بستانکار می باشد. در فرآیند بارگذاری سند در ابرستان، اگر سند تراز نباشد، سیستم اجازه ثبت آن را نمی دهد و در ابرستان پیغام خطا سند تراز نیست نمایش داده می شود برای جلوگیری از این خطا بهتر است پیش از بارگذاری فایل اکسل از نظر تراز بودن بررسی شود.
- طرف حساب: در صورتی که طرف حسابی از قبل تعریف نشده باشد و در فایل بارگذاری سند موجود باشد آن طرف حساب به صورت خودکار در نرم افزار ایجاد می شود.
