یکی از مهمترین اهداف صاحبان کسب و کار از بکارگیری ابزارهای حسابداری تسهیل انجام وظایف و تکالیف قانونی و مصون و در امان ماندن از جرائم سنگین عدم انجام آن تکالیف است.
حسابدارن موظف هستند اسناد حسابداری را در زونکن ها بایگانی نموده و دفاتر قانونی را مطابق با وقایع و اصول حسابداری تحریر نمایند.
حسابداری ساده و هوشمند ابرستان همواره سعی کرده است با رویکرد ساده سازی و آسان کردن فعالیت ها امکاناتی را به مشتریان خود عرضه نماید که این تکالیف را به آسانی و سهولت انجام دهند.
گزارش خلاصه سند با دو هدف اصلی تهیه روکش اسناد حسابداری و تحریر دفاتر قانونی به مجموع گزارشات حسابداری آنلاین ابرستان اضافه شده است. که در این مستند به نحوه استفاده از آن می پردازیم.
این گزارش بر روی اسناد مندرج در حسابداری ابرستان کار می کند. کافی است کسب و کار فعالیت های معمول خود از قبیل خرید، فروش، دریافت، پرداخت و… را انجام داده باشد از آنجایی که اغلب اسناد حسابداری ابرستان به طور اتوماتیک ثبت می شوند این گزارش اطلاعات لازم را از این اسناد دریافت می کند. علاوه بر اسناد اتوماتیک اسناد دستی هم در گزارش خلاصه سند استفاده می شود.
راهنمای گزارش " خلاصه سند"
نحوه دسترسی:
برای دسترسی به گزارش خلاصه سند مراحل ذیل را انجام دهید:
- وارد نرم افزار حسابداری ابرستان شوید.( از اینجا )
- از منو سمت راست بر روی “گزارش ها” کلیک کنید.
۳. ذیل بخش “حسابداری” بر روی “خلاصه سند” کلیک کنید.
ساختار گزارش
این گزارش از دو بخش تشکیل شده است:
الف) تنظیمات
ب) بدنه گزارش
با تنظیم پارامترهای گزارشی و کلیک روی دکمه تهیه گزارش بدنه گزارش خلاصه سند متناسب با نیاز و کاربرد شما به شرح ذیل نمایش داده می شود.
ج) نحوه تولید و کارکرد گزارش
این گزارش بر اساس تجمیع اسناد حسابداری ابرستان در یک سند جدید کار می کند بدین معنی که سیستم بر اساس تنظیمات اعلامی کاربر کلیه اسناد ثبت شده کسب و کار را در بازه زمانی انتخاب شده (“روز” یا “ماه” ) و در سطح تعین شده حساب ها (“کل” یا “معین” یا “تفصیل“) در یک سند جدید تجمیع می کند. اگر کاربر گزینه”تجمیع حساب ها در سند” را هم انتخاب کرده باشد علاوه بر تجمیع اسناد آن بازه زمانی نسبت به تلفیق و تجمیع حساب های مشابه (با کد یکسان) در یک آرتیکل را هم انجام می دهد.
ابرستان به این سندهای جدید تولید شده اتوماتیک، شماره سند جدید اختصاص می دهداین شماره ها به طور پیش فرض از ۱ شروع می شود لیکن کابر می تواند بر حسب نیاز و کاربرد شماره دلخواه خود را وارد کند.
برفرض اگر هدف کاربر تهیه روکش اسناد باشد و بخواهد کلیه اسناد مندرج در حسابداری ابرستان را به صورت روزانه با یک روکش سند بایگانی کند و این کار را برای اسناد تا ماه قبل انجام دهد کافی است بازه زمانی را از ابتدای سال مالی جاری تا پایان ماه قبل و نوع را “روزانه” انتخاب کند اگر فرض کنیم در بازه زمانی ۱۴۰۳/۰۱/۰۱ لغایت ۱۴۰۳/۰۲/۳۱ سیستم ۵۳ سند تجمیعی ایجاد کند و کاربر بخواهد در پایان خرداد ماه همان سال گزارشات اسناد تجمیعی خرداد را از ۱۴۰۳/۰۱/۰۱ تا۱۴۰۳/۰۳/۳۱ تهیه کند کافی است شروع را ۵۴ قرار دهد.
نحوه کارکرد گزینه های تنظیمات
- بازه زمانی: سیستم بر اساس دوره زمانی انتخاب شده نسبت به تجمیع اسناد همان بازه زمانی عمل می کند.
- نوع (روزانه،ماهیانه): درصورتی که بازه زمانی روزانه انتخاب شود تعداد اسناد تجیمع شده حداکثر ۳۶۵ سند در سال خواهد بود. و اگر ماهیانه انتخاب شود تعداد اسناد برای یک سال مالی حداکثر ۱۲ سند خواهد بود.
- سطح گزارش (کل، معین، تفصیلی): با انتخاب هر یک از سطوح حسابداری کل یا معین سیستم حسابداری ابرستان گزارش خلاصه سند را علاوه بر تجمیع اسناد آن بازه زمانی در یک سند بدین نحو تولید میکند که کلیه آرتیکل های تفصیلی حساب های معین در آن حساب معین مربوطه تجمیع و تلفیق می گردد در صورت انتخاب حساب کل کلیه حساب های معین و تفصیلی مرتبط در حساب کل تجمیع می گردند.
- گزینه تجمیع حساب ها در هر سند: با انتخاب چک باکس این گزینه سیستم حساب های مشابه را از چندین سند با یکدیگر تلفیق می کند بر فرض شما در یک بازه زمانی چندین فروش داشته باشید اگر این گزینه را انتخاب کرده باشید سند تولید شده حاوی یک آرتیکل با حساب “فروش” یا “درآمد” خواهد بود جمع کلیه فروش ها در مقابل آن نمایش داده می شود بدیهی است در این حالت پیدا کردن پیوست اسناد (فاکتورهای فروش) مرتبط با آن برای بررسی کننده سند کمی دشوارتر خواهد بود زیرا این مبلغ تجمیع چندین فروش است.
کاربردها
تهیه روکش اسناد حسابداری
روکش سند حسابداری یک گزارش چاپی از آرتیکل اسناد حسابداری است که ضمایم سند حسابداری به آن پیوست می شود. در این گزارش مواردی همچون شماره سند، تاریخ سند، شرح سند، به همراه آرتیکل های آن شامل کد حساب، سرفصل حساب، مقدار بدهکار، مقدار بستانکار و شرح آرتیکل نمایش داده می شود.
چرا روکش سند حسابداری لازم است
مادامیکه از سیستم حسابداری آنلاین ابرستان استفاده می کنید نیازی به روکش سند حسابداری ندارد چرا که با کلیک بر روی هر یک ارقام و اعداد و در گزارشات می توان به سند و ضمائم آن در ابرستان دسترسی پیدا کرد.
لیکن اگر بخواهید اسناد حسابداری خود را برای ارائه به سازمان های خارجی همچون امور مالیاتی، تامین اجتماعی و… ارائه دهید ناگریز نیاز به تهیه روکش سند حسابداری و ضمیمه کردن اسناد ذیل هر روکش دارید. در این مواقع می توانید با استفاده از ” گزارش خلاصه سند”، نسبت به تهیه روکش حسابداری اقدام کنید.
چگونه روکش سند حسابداری را ایجاد کنم
با توجه به اینکه اسناد حسابداری در ابرستان بطور اتوماتیک تولید می شوند اگر بخواهید اسناد تولید شده را به عنوان روکش استفاده کنید احتمالا با حجم بالا و تعداد زیادی سند مواجه می شوید که اکثر این اسناد دارای تعداد محدودی از آرتیکل در حد ۴ الی ۱۰ آرتیکل حسابداری هستند.
این در حالی است که احتمالا اسناد ثبت شده یک روز به چند ده سند می رسد و اگر کاربر بخواهد این اسناد را به عنوان روکش سند آن روز چاپ کند نیازمند تعداد برگه های زیادی خواهد بود.
گزارش خلاصه سند ابرستان راهکاری سریع، ساده و آسان برای تهیه روکش اسناد روزانه با تجمیع همه آرتیکل های اسناد آن تاریخ می باشد. توصیه می شود جهت خوانایی روکش اسناد گزینه “تجمیع حساب ها در سند” انتخاب نشود. و گزارش در سطح تفصیلی و از نوع روزانه تهیه شود.
نکته مهم:
روکش اسناد را زمانی تهیه کنید که تمامی اسناد آن روز ثبت شده باشد بدهیی است درصورت تغییر، اصلاح،حذف و یا اضافه شدن اسناد در بازه زمانی که قبلا روکش اسناد آن تهیه شده است لازم است روکش سند جدید تهیه شود.
تکنیک های تهیه روکش اسناد
برای اطمینان از تهیه روکش اسناد با استفاده از گزارش خلاصه سند حسابداری ابرستان نکات ذیل توصیه می شود.
- قبل از تهیه گزارش از ثبت کلیه اسناد در بازه زمانی مورد نظر اطمینان حاصل کنید.
- شماره سند شروع را از آخرین شماره سند بازه زمانی قبل که روکش سند آن را تهیه کرده اید وارد کنید از شماره ۱ تنها برای شروع سال مالی استفاده کنید.
- از گزارش تهیه شده یک خروجی PDF تهیه و بایگانی کنید.
- بهتر است قبل از تهیه گزارش از طریق امکان “قفل کردن اسناد” و درج تاریخ آخرین روز بازه زمانی از تغییرات سهوی و عمدی اسناد جلوگیری کنید.(قفل اسناد چیست و چگونه انجام می شود.)
- با استفاده از لینک ضمایم سند می توانید کلیه ضمایم سند تجمیع شده را هم دانلود و همزمان با چاپ روکش سند پیوست های آن را هم چاپ و در زونکن بایگانی فیزیکی نموده و تحویل حسابرس دهید.
تهیه پیش نویس تحریر دفتر روزنامه
به منظور انجام تکالیف قانونی و تحریر دفتر روزانه لازم است روزانه تراکنش هر یک از حساب های آن روز در دفاتر تجارت کسب و کار ثبت گردد.
با استفاده از “گزارش خلاصه سند” در حسابداری ابرستان و انتخاب گزینه “تجمیع حساب ها در سند” به راحتی می توانید این پیش نویس را تهیه و با استناد به آن دفاتر قانون خود را تحریر نمایید.
از آنجایی که نوع نگارش دفاتر بر حسب سلیقه و نیاز حسابداران متفاوت است این گزارش به نحوی تهیه شده است که کلیه نیازهای مربوطه با انتخاب گزینه های تنظیمات گزارش رفع گردد.
به عنوان مثال
- انتخاب بازه روزانه، نوع حساب معین و گزینه تجمیع برای ثبت روزانه حسابداری در سطح کل به صورت تلفیقی
- انتخاب بازه روزانه نوع حساب تفصیلی و انتخاب گزینه تجمیع حساب های سند برای ثبت روزانه حسابداری دفاتر روزنامه در سطح تفصیل
توصیه های کاربردی:
از آنجاییکه پس از تحریر دفاتر امکان تغییر آن وجود ندارد تنها زمانی مبادرت به تحریر دفاتر نمایید که دیگر هیچ تغییری بر روی اسناد آن بازه زمانی نداشته باشید لذا موکدا توصیه می شود قبل از انجام حتما با استفاده از امکان “قفل کردن اسناد” از جلوگیری تغییرات سهوی یا عمدی مطمئن شوید.
