در بسیاری از مواقع لازم است هنگام ثبت عملیات مالی، اسناد مرتبط با آن را هم ذخیره و آرشیو نماییم. مثلا، هنگام ثبت یک رسید دریافت یا پرداخت، می خواهیم تصویر فیش واریزی آن را نیز نگهداری کنیم. بدین منظور می توان از امکان “پیوست سند” برای نگهداری و آرشیو تصاویر اسناد، در ضمیمه سند مربوطه استفاده کرد.
۱- تهیه مدارک و اسناد پیوست
برای نگهداری و آرشیو نمودن اسناد مرتبط با عملیات حسابداری ، خرید یا فروش ، دریافت یا پرداخت می توانید از کلیه فرمت های متدول استفاده کنید. لذا بعنوان پیش نیاز استفاده از این امکان قبل از شروع به کار ضمایم دلخواه سند خود را از طریق اسکن کردن یا عکس برداری با دوربین موبایل یا ذخیره سازی فایل های کامپیوتر به شرح ذیل اقدام نمایید.
- ذخیره سازی فایل های متنی تهیه شده در مایکرو سافت ورد با فرمت doc یا docx
- ذخیره سازی فایل های جدول و اکسل در فرمت xlsx
- تصویر برداری از اسناد با دوربین یا اسکن و ذخیره سازی در فرمت های jpg یا png
- تبدیل و خروجی از کلیه فرمت های نرم افزاری به PDF
۲- شارژ اعتبار هزینه آرشیو پیوست اسناد
جهت آرشیو و نگهداری پیوست های اسناد نیاز به تامین فضای متناسب و اختصاص فضای کافی می باشیم. بدین منظور لازم است متناسب با نیازتان نسبت به تهیه و شارژ اعتبار کافی برای تهیه فضای لازم جهت نگهداری و ذخیره سازی پیوست اسناد اقدام نمایید.
نحوه شارژ فضای مورد نیاز از طریق خرید بسته های “۱۰۰ عددی فایل پیوست” می باشد. لازم به ذکر است هر فایل پیوست حداکثر ۳ مگابایت می تواند حجم داشته باشد.لذا در صورتیکه پیش بینی شما ذخیره سازی ۱۰۰۰ عدد فایل پیوست است کافی است ۱۰ بسته ۱۰۰ عددی فایل پیوست را شارژ نمایید.
برای اطلاع از هزینه های بسته های ۱۰۰ عددی “پیوست حسابداری ابرستان” اینجا کلیک کنید.
راهنمای نحوه دسترسی، استفاده و نتایج حاصل
در حال حاضر در اسناد دستی و ثبت هزینه ها می توانید حداکثر تا ۳ پرونده و هر کدام را تا حجم ۳ مگابایت بارگذاری نمایید.
از منوی اصلی نرم افزار، بخش حسابداری در برابر عبارت سند بر روی علامت (+) کلیک می نماییم. در صفحه ثبت سند می توانیم مدارک مدنظرمان را آپلود کنیم.
گام اول:
برای پیوست اسناد حسابداری بر روی بخش حسابداری کلیک نمایید. (مانند شکل روبرو)
کلیک بر روی این بخش عناوین به ترتیب زیر قابل مشاهده می باشد.
سند: بیانگر لیستی از سندهای اتوماتیک و دستی ایجاد شده را نمایش می دهد.
سند افتتاحیه: بیانگر ثبت سند افتتاحیه در نرم افزار ابرستان می باشد.
سرفصل حسابداری: بیانگر لیستی از کدینگ های حسابداری را در اختیار کاربر قرار می دهد.
پروژه: لیستی از پروژه های تعریف شده توسط کاربر در ابرستان نمایش داده می شود.
مرکز هزینه: لیستی از مرکز هزینه های تعریف شده در سیستم می باشد.
مرتب سازی اسناد: جهت مرتب سازی اسناد برای هر دوره مالی می باشد که توسط کاربر تعیین می شود.
قفل کردن تراکنش ها: بیانگر فعال یا غیرفعال سازی تراکنش ها توسط مدیر سیستم می باشد.
گام دوم:
سپس از زیر منوی ایجاد شده بر روی عبارت علامت + روبروی عبارت سند کلیک نمایید.
گام سوم: پیوست سند حسابداری
در صفحه ایجاد سند، بر روی گزینه “پیوست پرونده” کلیک می نماییم.
از مسیری که فایل بر روی کامپیوتر ذخیره سازی شده است آن را انتخاب می نماییم.
پس از درج پیوست، آیکونی مطابق تصویر زیر مشاهده میگردد که با کلیک بر روی آن ویژگیها و همچنین گزینه حذف این فایل پیوست قابل مشاهده خواهد بود.
در صورتی که قصد حذف یک فایل پیوست را داشته باشیم، مطابق تصویر زیر بر روی گزینه “حذف” کلیک می نماییم.
جهت آپلود یک یا چند فایل پیوست (حداکثر ۳ فایل) به یک هزینه، از منوی اصلی بخش خرید در مقابل عبارت هزینه بر روی علامت (+) کلیک می نماییم.
مطابق تصویر زیر بر روی گزینه “پیوست پرونده” کلیک می نماییم.
در صورتی که حداکثر ۳ فایل مجاز را آپلود نموده باشیم، گزینه “پیوست پرونده” به شکل مشخص شده در تصویر زیر در خواهد آمد.
مزیت (های) امکان آرشیو الکترونیکی پیوست اسناد
امکان نگهداری مدارک در کنار اسناد آن در نرم افزار
دسترسی سریع و دائمی به تصویر مدارک
تسریع در یافتن مدارک به جای جستجو در زونکنها
- برای ضمیمه کردن فایل به سند حداکثر می توان ۳ فایل برای هر سند ضمیمه کرد.
- حداکثر حجم هر فایل ۳ مگابایت است.
- برای استفاده از این امکان نیاز به شارژ اکانت حسابداری خود و خرید بسته های ۱۰۰ عددی هستید.
پیغام خطای نداشتن اعتبار
برای ضمیمه کردن پیوست سند لازم است قبلا نسبت به شارژ اکانت خود و خرید بسته های ۱۰۰ عددی اقدام نمایید.
در صورتیکه تا کنون هیچ بسته ای برای فایل های پیوست خریداری نکرده باشید پس از کلیک بر روی “دکمه تایید”، پیامی مطابق با تصویر روبرو ظاهر می شود و شما را به صفحه خرید راهنمایی می کند.
