معمولاً حسابداران تمامی اسناد و مدارکی که به دستشان می‌رسد را به صورت روزانه به عنوان سند حسابداری ثبت می کنند. در بیشتر مواقع اسناد به ترتیب تاریخ به دست حسابدار و یا مسئول ثبت اسناد نخواهد رسید. لذا لازم است در پایان هر دوره(سال مالی) یا هر فصل و یا هر ماه حسابدار نسبت به مرتب سازی اسناد بر اساس تاریخ اقدام نماید . نرم افزار حسابداری آنلاین ابرستان این امکان را برای کاربران خود فراهم نموده است که اسناد را براساس تاریخ شماره‌گذاری نمایند.
ثبت سند حسابداری: برای مرتب سازی اسناد در نرم افزار حسابداری آنلاین ابرستان باید سند حسابدای وجود داشته باشد از پیش نیازهای مرتب سازی سند حسابداری ثبت سند می باشد (برای آشنایی با این ویژگی ابرستان اینجا کلیک نمایید.)
(چگونه می توان سند حسابداری در نرم افزار ابرستان ایجاد کرد.)
راهنمای مرتب سازی اسناد حسابداری در نرم افزار حسابداری ابرستان
گام اول:
برای مرتب سازی سند حسابداری از منوی سمت راست بر روی بخش حسابداری کلیک نمایید. (مانند شکل روبرو)
با کلیک بر روی بخش حسابداری عناوین به ترتیب زیر قابل مشاهده خواهد بود.
سند: بیانگر لیستی از سندهای اتوماتیک و دستی ایجاد شده را نمایش می دهد.
سند افتتاحیه: بیانگر ثبت سند افتتاحیه در نرم افزار ابرستان می باشد.
سرفصل حسابداری: بیانگر لیستی از کدینگ های حسابداری را در اختیار کاربر قرار می دهد.
پروژه: لیستی از پروژه های تعریف شده توسط کاربر در ابرستان نمایش داده می شود.
مرکز هزینه: لیستی از مرکز هزینه های تعریف شده در سیستم می باشد.
مرتب سازی اسناد: جهت مرتب سازی اسناد برای هر دوره مالی می باشد که توسط کاربر تعیین می شود.
قفل کردن تراکنش ها: بیانگر فعال یا غیرفعال سازی تراکنش ها توسط مدیر سیستم می باشد.
گام دوم:
در بخش وارد شده بر روی عبارت مرتب سازی اسناد کلیک نمایید.
گام سوم: مرتب سازی اسناد حسابداری
در صفحه پیش رو مطابق تصویر صفحه مرتب سازی اسناد قابل‌مشاهده خواهد بود.
ابتدا سال مالی را انتخاب می کنیم. این سوال ممکن است مربوط به سال مالی جاری، سال مالی قبل و یا همه دوره‌های مالی و همه اسناد باشد.
چنانچه سال مالی جاری را انتخاب نماییم می‌توانیم اولین گزینه رو انتخاب کنیم و شماره‌ای که قرار است اسناد از آن به بعد شماره‌گذاری شوند را وارد و یک کد ثابت به‌عنوان کد قبل از شماره سند حسابداری درج نماییم.
چنانچه همه دوره‌های مالی یا همه اسناد را طبق تصویر زیر انتخاب نماییم، می توانیم از بین دو گزینه شروع شماره اسناد هر دوره از یک و یا شروع شماره اسناد از یک و ادامه در سال‌های بعد را انتخاب نماییم.
با کلیک بر روی گزینه تایید مرتب سازی اسناد انجام و پیغامی مطابق تصویر زیر قابل‌مشاهده خواهد بود.
