یکی از بخش‌های مهم هر نرم افزار حسابداری بخش کدینگ حسابداری یا لیست سرفصل ها می باشد. در نرم افزار حسابداری ابری ابرستان لیستی از حسابها به‌عنوان پیش‌فرض برای کاربر در نظر گرفته‌شده که می‌تواند به‌راحتی کار خود با نرم‌افزار را آغاز نمایند. اما گاهاً پیش می‌آید که کاربر نیاز به یکسری حسابها و سرفصل های متفاوتی دارد. لذا لازم است که آنها را تعریف نماید یا تعریف حساب در حسابداری انجام دهد. با توجه به نیاز کاربران نرم افزار حسابداری ابری ابرستان این امکان را فراهم کرده که در کنار حساب‌های پیش‌فرض حساب‌های جدید نیز در سطوح کل معین و تفصیلی به لیست سرفصل‌ها اضافه گردد.
راهنمای تعریف حساب در حسابداری ابرستان
گام اول:
برای تعریف حساب در نرم افزار حسابداری ابرستان از منوی سمت راست بر روی بخش حسابداری کلیک نمایید. (مانند شکل روبرو)
کلیک بر روی بخش حسابداری در نرم افزار ابرستان لیستی از عناوین به ترتیب زیر نمایش داده می شود.
سند: بیانگر لیستی از سندهای اتوماتیک و دستی ایجاد شده را نمایش می دهد.
سند افتتاحیه: بیانگر ثبت سند افتتاحیه در نرم افزار ابرستان می باشد.
سرفصل حسابداری: بیانگر لیستی از کدینگ های حسابداری را در اختیار کاربر قرار می دهد.
پروژه: لیستی از پروژه های تعریف شده توسط کاربر در ابرستان نمایش داده می شود.
مرکز هزینه: لیستی از مرکز هزینه های تعریف شده در سیستم می باشد.
مرتب سازی اسناد: جهت مرتب سازی اسناد برای هر دوره مالی می باشد که توسط کاربر تعیین می شود.
قفل کردن تراکنش ها: بیانگر فعال یا غیرفعال سازی تراکنش ها توسط مدیر سیستم می باشد.
گام دوم:
تعریف حساب در ابرستان می توان از طریق دو روش انجام داد.
روش اول:
برای تعریف حساب از زیر منوی ایجاد شده بر روی علامت + که مقابل سرفصل حسابداری می باشد کلیک نمایید.
روش دوم:
در زیر منوی ایجاد شده بر روی عبارت سرفصل حسابداری کلیک نمایید سپس بر روی دکمه حساب جدید کلیک نمایید.
گام سوم: تعریف حساب
در صفحه پیش رو تمامی حسابها و کدینگ حسابداری به کاربر نمایش داده می‌شود که می‌توانیم با انتقال به صفحات بعدی لیست تمام حسابها را در یک مجموعه مشاهده کنیم.
اما گاهاً لازم است که هر طبقه از حسابها را به صورت جداگانه مشاهده کنیم. برای مثال دارایی‌ها، بدهی‌ها، حقوق صاحبان سهام، درآمدها، هزینه‌ها و سایر حسابها را به صورت جداگانه مشاهده کنیم. که با استفاده از لیبل بالای جدول این امکان و دسته‌بندی برای کاربر در نظر گرفته شده است.
جهت تعریف حساب در حسابداری مطابق تصویر برروی گزینه افزودن حساب کلیک می‌کنیم.
صفحه افزودن حساب جدید برای هرکدام از سطوح حسابها متفاوت خواهد بود لذا ابتدا باید سطح مورد نظرمان را که می‌خواهیم حساب را در آن تعریف نماییم انتخاب کنیم. برای مثال چنانچه ما سطح کل را در نظر بگیریم، لازم است ماهیت حساب و همچنین نوع حساب را مطابق تصویر زیر تعیین نماییم.
برای مثال سطح تفصیلی که دارای بیشترین ورودی مقادیر برای تعریف حساب است را مثال می‌زنیم. ابتدا باید گروه مورد نظرمان را انتخاب نماییم سپس براساس آن گروه سطح کل را تعیین می‌کنیم. معین را تعیین می‌کنیم و نام حساب را مطابق تصویر زیر به‌عنوان نام حساب تفصیلی درج می‌نماییم. یک کد چهاررقمی که می‌تواند اختیاری باشد را نرم‌افزار از کاربر به‌عنوان کد حساب درخواست می کند.
پس از اتمام فرایند گزینه “ایجاد حساب” را انتخاب می‌کنیم و تعریف حساب در حسابداری انجام خواهد شد. مطابق تصویر زیر پیغامی جهت تأیید تعریف حساب در حسابداری مشاهده می‌شود.
