دنبال یک فاکتور،همه‌جا را نگردید.
مدارک مالی را به اسناد و هزینه‌ها پیوست کنید، فایل‌ها را در پوشه‌های منظم نگه دارید و مشخص کنید چه کسانی به آن‌ها دسترسی داشته باشند. هر وقت به مدرکی نیاز داشتید، با جست‌وجو و فیلتر سراغ همان فایل بروید.
این سؤال‌ها چقدر برای شما آشناست؟
برای بررسی هر موضوع، سراغ گزارشی بروید که اطلاعات همان کار را در اختیارتان می‌گذارد.
فاکتور این هزینه کجاست؟
هزینه ثبت شده، اما فاکتور در یک پوشه یا پیام‌رسان مانده است. مدرک را به همان هزینه پیوست کنید تا جدا از اطلاعات مالی نباشد.
این پوشه در دسترس چه
کسانی است؟
لازم نیست همه کاربران به تمام پوشه‌ها دسترسی داشته باشند. برای هر پوشه، دسترسی عمومی یا محدود را متناسب با نیاز مجموعه تعیین کنید.
این فایل را چه کسی بارگذاری کرده؟
با مشاهده ایجادکننده و تاریخ بارگذاری، فایل‌های موجود را بهتر شناسایی کنید؛ نام و حجم هر فایل هم کنار همین اطلاعات در دسترس است.
دو امکان مکمل، برای یک بایگانی منظم
مدارک را همراه اطلاعات مالی نگه دارید؛ فایل‌ها را هم دسته‌بندی کنید و دسترسی به آن‌ها را مدیریت کنید.
مدرک را از سندش جدا نکنید.
فاکتور، رسید، قرارداد یا فایل PDF را به سند حسابداری مرتبط پیوست کنید. در بخش هزینه‌ها هم مدارک هر هزینه را کنار همان هزینه نگه دارید.
-
پیوست تصویر و PDF به اسناد حسابداری
-
نگهداری مستندات در کنار هزینه ثبت‌شده
-
دسترسی به پیوست‌ها از هر مکان و دستگاه
نظم فایل‌ها را در دست بگیرید.
فایل‌ها را پوشه‌بندی کنید، دسترسی هر پوشه را تنظیم کنید و با جست‌وجو و فیلتر، مدارک موردنیاز را در میان اسناد پیدا کنید.
-
دسته‌بندی فایل‌ها و تعیین دسترسی پوشه‌ها
-
مشاهده نام، حجم، ایجادکننده و تاریخ بارگذاری
-
جست‌وجو بر اساس نام، ایجادکننده و تاریخ بارگذاری
فایل موردنظرتان را پیدا کنید.
در این نمونه، پوشه را انتخاب کنید یا نام فایل را بنویسید. برای دقیق‌تر شدن نتیجه، ایجادکننده و تاریخ بارگذاری را هم فیلتر کنید.
این نمونه فقط برای آشنایی با کاربرد امکانات ساخته شده است؛ به حساب کاربری متصل نیست و هیچ فایلی بارگذاری نمی‌کند. رابط واقعی نرم‌افزار ممکن است متفاوت باشد.
از ثبت یک هزینه،
تا بررسی مدرک آن.
فرض کنید برای دفتر، تجهیزاتی خریده‌اید. وقتی قرار است آن هزینه بررسی شود، داشتن مبلغ به‌تنهایی کافی نیست؛ مدرک خرید هم باید در دسترس باشد.
-
فاکتور را به هزینه پیوست کنید
-
فایل‌ها را منظم و دسترسی‌ها را مشخص کنید
-
هنگام بررسی، سراغ مدرک مرتبط بروید
یک هزینه را انتخاب کنید. مدرکش را همراهش نگه دارید.
در دوره ۱۴ روزه رایگان، پیوست یک فاکتور یا رسید و دسترسی دوباره به آن را تجربه کنید. ظرفیت پیوست‌ها از ابتدا روشن است.
سوالات متداول
با یک فاکتور یا رسید شروع کنید. آن را به سند یا هزینه مرتبط پیوست کنید و نظم تازه‌ای به نگهداری مدارک مالی بدهید.
