برای شروع به کار با نرم افزار حسابداری آنلاین ابرستان، تعریف مفاهیم پایه اولین قدم در استفاده از نرم افزار خواهد بود. یکی از مفاهیم طرف حساب در حسابداری است که پس از تعریف در قسمتهای مختلف نرم افزار بصورت تفصیلی شناور قابل دسترس خواهد بود.
از آنجا که اولین قدم در استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین ابرستان، تعریف مفاهیمی همچون طرف حساب درحسابداری است لذا پیش نیاز خاصی برای این کار وجود ندارد. اما چنانچه کاربر تمایل به گروه بندی طرف حسابها دارد، لازم است از قبل “گروه اشخاص” تعریف گردند.
راهنمای نحوه دسترسی، استفاده و نتایج حاصل
گام اول:
برای ایجاد طرف حساب یا اشخاص در نرم افزار حسابداری آنلاین ابرستان از منوی سمت راست بر روی بخش طرف حساب کلیک نمایید. (مانند تصویر)
ورود به بخش طرف حساب ها زیر منویی با عناوین زیر نمایش داده می شود.
اشخاص: لیستی از طرف حساب ها یا اشخاصی که در حسابداری به عنوان بازاریاب، خریدار یا فروشنده تعیین می شود در این بخش توسط کاربر ایجاد می شود.
گروه اشخاص: لیستی از گروه های اشخاص یا طرف حساب می باشد که توسط کاربر ایجاد شده در این بخش نشان داده می شود.
گام دوم:
تعریف اشخاص در ابرستان از طریق دو روش انجام می شود.
روش اول تعریف طرف حساب از طریق فرم:
با ورود به بخش طرف حساب بر روی علامت + در مقابل عبارت اشخاص کلیک نمایید.
روش دوم:
بر روی عبارت اشخاص در بخش طرف حساب کلیک کرده سپس بر روی دکمه طرف حساب جدید کلیک نمایید.
گام سوم: ایجاد طرف حساب
در صفحه پیش رو به کاربر اجازه ایجاد طرف حساب جدید را می دهد، فیلدهای این بخش معرف تعریف طرف حساب می باشد که در ادامه با فیلدهای آن آشنا می شویم.
نام کاربری:
* کد شخص: یک کد ۴ رقمی می باشد که از شماره ۰۰۰۱ تا ۹۹۹۹ در ابرستان ثبت می شود ضمن اینکه کاربران ابرستان می توانند این کد را با شماره دلخواه ۴ رقمی وارد نمایند.
* شناسه ملی:
شماره اقتصادی:
* نوع شخص: در این فیلد نوع طرف حساب بر اساس حقیقی یا حقوقی تعیین می گردد.
* تاریخ ثبت نام:
حساب بانکی:
گروه بندی: در این فیلد در صورتی که طرف حساب شما دارای گروه بندی می باشد شما باید از این فیلد نام آن گروه را انتخاب نمایید.
شماره ثبت:
لیست قیمت: در این فیلد لیست قیمتی که در سیستم قبلا ایجاد کرده بودید از لیست کشویی قابل مشاهده است و می توانید لیست قیمت مورد نظرتان برای طرف حسابتان انتخاب نمایید.
بازرایاب: فعال کردن این فیلد و تعیین درصد کمیسیون نوع طرف حساب شما در سیستم به عنوان بازاریاب تعریف می گردد.
پیشوند اسم: در صورتی که طرف حساب حقیقی باشد از لیست کشویی می توانید یک مورد را انتخاب نمایید.
* نام خانوادگی:
* نمایش طرف حساب با نام: در این فیلد نحوه نمایش طرف حساب ها را در ابرستان تعیین می کنید.
تلفن همراه:
عکس:
ایمیل:
سقف بدهکاری: در این فیلد برای طرف حساب می توانید مبلغی را به عنوان سقف بدهکاری را تعیین کنید.
وضعیت بدهکاری: با توجه به مبلغ بدهکاری که در فیلد سقف بدهکاری تعریف کرده اید وضعیت آن را از لیست کشویی می توانید به یکی از حالت های هشدار، بی تاثیر و ممنوع الثبت قرار دهید.
استان:
شهر:
کد پستی:
آدرس:
تلفن:
فکس:
وب سایت:
یادداشت:
از میان موارد فوق پر کردن مواردی که با علامت ستاره (*) مشخص شده است الزامی می باشد.
مطابق تصویر صفحه‌ای باز می‌شود که اطلاعات مرتبط با طرف حساب را در آن وارد می کنیم. از میان اطلاعات این صفحه فیلدهایی که با ستاره قرمز رنگ مشخص شده‌اند، اطلاعات الزامی برای تعریف یک طرف حساب در حسابداری ابرستان یا یک شخص مرتبط با کسب و کار ما هستند.
همان‌طور که در تصویر بالا قابل مشاهده است یک کد چهار رقمی به صورت پیش‌فرض برای این طرف حساب توسط سیستم پیشنهاد شده‌است که البته قابل تغییر توسط کاربر می باشد. همچنین تاریخ ثبت‌نام و ورود اطلاعات مرتبط با این طرف حساب در سیستم به صورت پیش‌فرض وجود دارد.
مطابق تصویر زیر امکان تفکیک نوع شخص به حقیقی یا حقوقی (۱) و همچنین گروه‌بندی اشخاص (۲) براساس آنچه که از قبل در سیستم تعریف کرده‌ایم وجود دارد. همچنین در قسمت بالایی این صفحه شناسه ملی (۳)، شماره اقتصادی (۴)، اطلاعات حساب بانکی (۵) و لیست قیمت های مرتبط با این طرف حساب (۶) قابل تعریف می‌باشد. همچنین چنانچه این طرف حساب بازاریاب باشد، بر روی باکس مشخص شده بر روی تصویر کلیک می‌کنیم و درصد کمیسیون این بازاریاب را تعیین می نماییم (۷).
در قسمت میانی صفحه اطلاعات هویتی مانند؛ نام (۸)، نام خانوادگی (۹)، نحوه نمایش نام (۱۰) و همچنین اطلاعات تماس این فرد (۱۱) قابل ذکر می‌باشد. توجه داشته باشید که سیستم این امکان را به کاربر می‌دهد که یک سقف بدهکاری (۱۲) برای طرف حساب ایجاد نماید که در مواجهه با آن سقف، یکی از عملکردهای بی‌تاثیر، هشدار و یا ممنوع الثبت را هنگام ثبت فاکتورها داشته باشد(۱۳).
در قسمت پایین این صفحه اطلاعات مرتبط با آدرس طرف حساب (۱۴) و همچنین آدرس سایت (۱۵) این طرف حساب قابل تعریف می‌باشد. درانتها پس از ورود اطلاعات لازم بر روی گزینه ثبت (۱۶) کلیک می‌کنیم.
مطابق تصویر فوق در انتها پیغامی مبنی بر تعریف موفق این طرف قابل‌مشاهده است (۱۷).
مزیت تعریف طرف حساب در حسابداری
- به کارگیری طرف حسابب در حسابداری بعنوان تفصیلی شناور و در نتیجه امکان استفاده از آن با تمامی حسابهای معین و در تمامی قسمتهای نرم افزار حسابداری آنلاین ابرستان
- آسان بودن انجام این تعریف
- امکان ویرایش طرف حساب در آینده و اعمال تغییرات جدید در تمامی قسمتهای دیگر نرم افزار
