چند کسب‌وکار، یک محیط مدیریت مالی؛ بدون قاطی شدن حساب‌ها
اگر چند شعبه، چند شرکت یا چند مشتری حسابداری دارید، لازم نیست برای هرکدام یک نرم‌افزار و یک روش جدا بسازید. در ابرستان هر کسب‌وکار فضای مستقل، کاربران و دسترسی‌های متناسب با نقش خود را دارد؛ شما همه را در یک محیط مدیریت می‌کنید.
وقتی تعداد شعب، شرکت‌ها یا مشتریان بیشتر می‌شود، مشکل فقط «ثبت حسابداری» نیست
چالش اصلی، تفکیک داده‌ها، مسئولیت‌ها و دسترسی‌هاست. مدیر مالی می‌خواهد کنترل داشته باشد؛ حسابدار هر واحد باید فقط با اطلاعات مرتبط با خودش کار کند؛ و هیچ کسب‌وکاری نباید با اطلاعات دیگری مخلوط شود.
در روش پراکنده چه اتفاقی می‌افتد؟
-
برای هر شعبه یا مشتری یک نصب، فایل یا روش جداگانه شکل می‌گیرد.
-
تغییر بین شرکت‌ها و کنترل کاربران وقت‌گیر می‌شود.
-
ریسک ورود اطلاعات در پرونده اشتباه افزایش پیدا می‌کند.
-
مدیر مالی برای کنترل چند مجموعه با چند محیط متفاوت درگیر می‌شود.
ابرستان مسئله را چگونه ساده می‌کند؟
-
برای هر مجموعه یک کسب‌وکار مستقل تعریف می‌کنید.
-
کاربران و نقش‌ها را متناسب با همان کسب‌وکار تعیین می‌کنید.
-
اطلاعات هر کسب‌وکار مستقل باقی می‌ماند.
-
هر کسب‌وکار می‌تواند اشتراک متناسب با نیاز خودش داشته باشد.
یک قابلیت؛ برای سه مسئله متفاوت در مدیریت مالی
مدیریت چند کسب‌وکار زمانی ارزشمند می‌شود که آن را در مسئله واقعی خودتان ببینید.
هر شعبه حسابدار خودش را دارد؛ مدیر مالی باید بر همه مسلط باشد
مسئله: شعب یک مجموعه ممکن است عملیات، کاربران و مسئول مالی مستقل داشته باشند. اگر همه در یک فضای مشترک و بدون تفکیک مناسب کار کنند، کنترل دسترسی و مسئولیت‌پذیری دشوار می‌شود.
راه‌حل در ابرستان: در سناریوهایی که هر شعبه نیاز به فضای مالی مستقل دارد، می‌توان شعب را به‌صورت کسب‌وکارهای جدا مدیریت کرد، برای هر شعبه حسابدار و کاربران مرتبط را تعریف نمود و دسترسی‌ها را بر اساس نقش کنترل کرد.
حسابداری قانونی و گزارشگری مدیریتی را ساختاریافته از هم جدا نگه دارید
مسئله: برخی شرکت‌ها علاوه بر دفاتر و گزارش‌های قانونی، برای تصمیم‌گیری داخلی به ساختار تحلیلی یا مدیریتی متفاوتی نیاز دارند؛ مثلاً طبقه‌بندی‌ها، مراکز هزینه یا نحوه تحلیل داخلی آن‌ها با ساختار گزارشگری قانونی یکسان نیست.
راه‌حل در ابرستان: در صورت نیاز سازمانی، می‌توان از فضاهای کسب‌وکار مستقل برای نگهداری ساختارهای مالی جدا استفاده کرد تا گزارشگری داخلی با پرونده قانونی مخلوط نشود.
یک حسابدار یا موسسه مالی؛ چندین کسب‌وکار مشتری
مسئله: حسابدارانی که همزمان پرونده مالی چند مشتری را مدیریت می‌کنند، به محیطی نیاز دارند که اطلاعات مشتری‌ها کاملاً از هم جدا بماند و در عین حال مدیریت همه آن‌ها پراکنده نشود.
راه‌حل در ابرستان: برای هر مشتری یک کسب‌وکار مستقل تعریف کنید، کاربران و نقش‌های لازم را جداگانه مدیریت کنید و متناسب با نیاز هر مشتری، اشتراک مناسب همان کسب‌وکار را انتخاب کنید.
سه سناریوی پرکاربرد
از تعریف کسب‌وکار تا کنترل دسترسی؛ در چهار گام روشن
هرجا «یک نفر باید چند پرونده مالی مستقل را کنترل کند»، این قابلیت معنا پیدا می‌کند
شرکت‌های چندشعبه‌ای و هلدینگ‌ها
برای مجموعه‌هایی که واحدها یا شرکت‌های زیرمجموعه باید اطلاعات و کاربران مستقل داشته باشند.
حسابداران و موسسات خدمات مالی
برای مدیریت چند مشتری در یک محیط آنلاین، در حالی که پرونده هر مشتری مستقل باقی می‌ماند.
مدیران مالی با نیاز گزارشگری چندلایه
برای سازمان‌هایی که به تفکیک ساختارهای حسابداری عملیاتی، مدیریتی یا قانونی نیاز دارند.
وقتی تعداد شعب، شرکت‌ها یا مشتریان بیشتر می‌شود، مشکل فقط «ثبت حسابداری» نیست
چالش اصلی، تفکیک داده‌ها، مسئولیت‌ها و دسترسی‌هاست. مدیر مالی می‌خواهد کنترل داشته باشد؛ حسابدار هر واحد باید فقط با اطلاعات مرتبط با خودش کار کند؛ و هیچ کسب‌وکاری نباید با اطلاعات دیگری مخلوط شود.
در روش پراکنده چه اتفاقی می‌افتد؟
-
برای هر شعبه یا مشتری یک نصب، فایل یا روش جداگانه شکل می‌گیرد.
-
تغییر بین شرکت‌ها و کنترل کاربران وقت‌گیر می‌شود.
-
ریسک ورود اطلاعات در پرونده اشتباه افزایش پیدا می‌کند.
-
ریسک ورود اطلاعات در پرونده اشتباه افزایش پیدا می‌کند.
ابرستان مسئله را چگونه ساده می‌کند؟
-
برای هر مجموعه یک کسب‌وکار مستقل تعریف می‌کنید.
-
کاربران و نقش‌ها را متناسب با همان کسب‌وکار تعیین می‌کنید.
-
کاربران و نقش‌ها را متناسب با همان کسب‌وکار تعیین می‌کنید.
-
کاربران و نقش‌ها را متناسب با همان کسب‌وکار تعیین می‌کنید.
سوالات متداول
خیر. منطق این قابلیت بر تعریف و مدیریت کسب‌وکارهای مستقل استوار است و کاربران و دسترسی‌های هر کسب‌وکار نیز می‌تواند متناسب با همان مجموعه مدیریت شود.
خیر. می‌توانید کاربران مرتبط با هر کسب‌وکار را مدیریت کرده و دسترسی آن‌ها را بر اساس نقش و مسئولیت تعیین کنید.
خیر. هر کسب‌وکار می‌تواند متناسب با نیاز خود اشتراک مستقل داشته باشد و لازم نیست همه مجموعه‌ها از یک طرح یکسان استفاده کنند.
بله. می‌توانید برای هر مشتری یک کسب‌وکار مستقل تعریف کنید و کاربران، نقش‌ها و دسترسی‌های مرتبط با همان مشتری را جداگانه مدیریت کنید..
در سناریوهایی که سازمان به دو ساختار مالی مستقل برای اهداف قانونی و مدیریتی نیاز دارد، می‌توان از تفکیک فضای کسب‌وکارها برای سامان‌دهی آن‌ها استفاده کرد. این تفکیک جایگزین رعایت الزامات قانونی، دفاتر و اظهار صحیح اطلاعات مالیاتی نیست.
این صفحه درباره تفکیک و مدیریت مستقل چند کسب‌وکار است و ادعایی درباره گزارش تجمیعی بین آن‌ها مطرح نمی‌کند. برای نیازهای گزارش تجمیعی باید امکانات گزارش‌گیری موردنیاز به‌صورت جداگانه بررسی شود.
ابرستان را ۱۴ روز رایگان امتحان کنید و ببینید مدیریت چند کسب‌وکار، شعبه یا مشتری حسابداری در یک محیط چقدر ساده‌تر می‌شود.
