نرم‌افزار مدیریت فروش آنلاین ابرستان
فاکتورهای فروش و دریافت مشتریان را به هم مرتبط کنید، قیمت و تخفیف هر مشتری را مشخص نگه دارید و فروش و پورسانت بازاریاب‌ها را بررسی کنید. با گزارش‌های فروش و سود و زیان کالا، برای پیگیری حساب مشتریان و تصمیم درباره خرید و فروش، اطلاعات روشن‌تری در اختیار داشته باشید.
مطالبات کدام فاکتور را باید پیگیری کنید؟
مشتری می‌گوید بخشی از مبلغ را پرداخت کرده است. چند فاکتور هم‌زمان دارد و موعد پرداخت یکی از آن‌ها رسیده است. پیش از تماس با او، باید بدانید چه مبلغی ثبت شده و چه مقدار هنوز باقی مانده است.
در ابرستان، مبلغ کل فاکتور، مبلغ دریافت‌شده، مانده، سررسید و وضعیت تسویه را در کنار نام مشتری و شماره فاکتور ببینید. داشبورد طرف‌حساب نیز مانده حساب و فاکتورهای سررسیدشده مشتری را برای بررسی در اختیار شما می‌گذارد.
دریافت را با روش نقدی، فیش بانکی یا چک ثبت کنید و در صورت نیاز، کسورات و فایل مرتبط را کنار همان دریافت نگه دارید. برای پرداخت‌های مرحله‌ای نیز هر دریافت را به فاکتور مربوط کنید تا مانده آن قابل پیگیری باشد.
ثبت دریافت وجه برای فاکتور فروش با ثبت خودکار سند حسابداری همراه است؛ بنابراین تیم مالی می‌تواند سابقه دریافت و ثبت مالی آن را در کنار هم دنبال کند.
پیش از گفت‌وگو با مشتری، بدانید درباره کدام فاکتور، چه مبلغی و با چه سابقه دریافتی صحبت می‌کنید.
کدام کالا بیشتر می‌فروشد و کدام کالا سودآور است؟
ممکن است یک کالا از نظر تعداد فروش جلوتر باشد، اما نتیجه مالی آن با انتظار شما تفاوت داشته باشد. برای تصمیم درباره خرید بعدی یا تمرکز تیم فروش، فقط جمع فاکتورها را نبینید.
فروش هر کالا و خدمت را بشناسید
در گزارش فروش کالا و خدمات، تعداد، مبلغ و متوسط قیمت فروش را بررسی کنید. ببینید کدام قلم بیشتر فروخته شده و کدام‌یک سهم بیشتری در مبلغ فروش دارد. متوسط قیمت نیز به شما کمک می‌کند نتیجه فروش یک قلم با قیمت‌های متفاوت را مرور کنید.
نتیجه مالی کالاها را بررسی کنید
در گزارش سود و زیان کالا، تعداد و مبلغ خرید یا تولید را کنار تعداد و مبلغ فروش و سود و زیان ببینید. اطلاعات را بر اساس تاریخ، گروه کالا، بازاریاب و کالا بررسی کنید تا برای بازنگری قیمت، انتخاب کالا و برنامه خرید یا تولید، مبنای مشخص‌تری داشته باشید.
این مشتری با کدام قیمت و تخفیف خرید می‌کند؟
قیمت فروش به مشتری عمده با مشتری عادی متفاوت است. برای بعضی مشتریان هم شرایط ویژه‌ای در نظر گرفته‌اید. وقتی چند نفر فروش را انجام می‌دهند، این تفاوت‌ها نباید فقط در حافظه افراد باقی بماند.
قیمت مناسب هر مشتری را مشخص کنید
برای کالاها و خدمات، لیست‌های قیمت متفاوت بسازید و لیست مناسب را به طرف‌حساب اختصاص دهید. قیمت‌ها را با افزایش یا کاهش درصدی یا مبلغی نسبت به قیمت پایه تنظیم کنید تا شرایط مشتریان عمده، ویژه یا سایر شیوه‌های فروش، مبنای مشخصی داشته باشد.
تخفیف را همراه با شرایط معامله ثبت کنید
برای گروه‌های مشتری، لیست تخفیف درصدی یا مبلغی تعریف کنید. هنگام آماده‌کردن پیش‌فاکتور و فاکتور، تخفیف و جمع مبلغ را بررسی کنید تا شرایط ثبت‌شده با توافق شما و مشتری هماهنگ باشد.
تیم فروش برای اعلام قیمت، به شرایط ثبت‌شده مراجعه می‌کند؛ نه به یادداشت‌های پراکنده یا محاسبه دوباره هر معامله.
پیشنهاد تأیید شده؛ چرا اطلاعات فروش را دوباره وارد کنید؟
مشتری پیشنهاد شما را تأیید کرده است. حالا باید همان کالاها یا خدمات، مقدارها و شرایط توافق‌شده در فاکتور نهایی ثبت شوند.
در ابرستان، سفارش مشتری را پیش از صدور فاکتور ثبت کنید. برای ارائه پیشنهاد، پیش‌فاکتور بسازید و پس از تأیید مشتری، آن را بدون ورود دوباره اطلاعات به فاکتور فروش تبدیل کنید.
فهرست پیش‌فاکتورها، تاریخ، شماره، خریدار، مبلغ و وضعیت را نشان می‌دهد. شماره فاکتور مرتبط نیز در دسترس است تا بتوانید پیشنهاد اولیه را به فروش نهایی مرتبط کنید و بدانید نتیجه هر پیشنهاد چه شده است.
در فاکتور فروش، جزئیات خریدار، کالا یا خدمت، مقدار، واحد، قیمت، تخفیف، مالیات، هزینه حمل و سررسید را ثبت کنید. اطلاعات بازاریاب، پورسانت و پروژه نیز می‌تواند در کنار همان معامله قرار بگیرد.
پیش‌فاکتور؛ پیشنهاد روشن برای مشتری
کالا یا خدمت، تعداد، قیمت، تخفیف و جمع مبلغ
فاکتور فروش؛ ثبت معامله نهایی
خریدار، جزئیات فروش، سررسید و شماره فاکتور مرتبط
دریافت و مانده؛ ادامه پیگیری فروش
مبلغ دریافت‌شده و مبلغ باقی‌مانده فاکتور
فاکتور را با روش کار خود هماهنگ کنید
شماره فاکتور بعدی، مالیات، عوارض و گزینه ثبت حواله خودکار را متناسب با فرایند کسب‌وکارتان تنظیم کنید. برای خروجی فاکتور و پیش‌فاکتور نیز از الگوهای چاپ استفاده کنید تا شیوه ارائه اطلاعات به مشتری مشخص باشد.
از پیشنهاد اولیه تا فاکتور نهایی، سابقه معامله را حفظ کنید و شرایط فروش را روشن ارائه دهید.
کالا برگشته است؛ حساب مشتری و موجودی را هم هماهنگ کنید
مرجوعی همیشه به معنی برگشت تمام خرید نیست. ممکن است مشتری فقط یکی از چند قلم فاکتور را برگرداند؛ اما همین تغییر باید در حساب و موجودی دیده شود.
در ابرستان، از فاکتور فروش مربوط، برگشت از فروش ثبت کنید و اقلام برگشتی را مشخص کنید. امکان برگشت بخشی از اقلام وجود دارد؛ بنابراین لازم نیست کالاهایی را که نزد مشتری باقی مانده‌اند، مرجوعی ثبت کنید.
ثبت فاکتور برگشت برای اصلاح موجودی کالا و اطلاعات حسابداری مرتبط با معامله در نظر گرفته شده است. فروش اولیه و برگشت آن را مرور کنید تا منشأ تغییر در مبلغ معامله و موجودی روشن باشد.
مرجوعی را فقط در یک یادداشت نگه ندارید؛ آن را به فروش اصلی و آثار مالی و انباری آن مرتبط کنید.
پورسانت این بازاریاب بابت کدام فروش است؟
وقتی چند نفر در فروش نقش دارند، برای بررسی عملکرد و پورسانت باید مشخص باشد هر معامله به چه کسی مربوط است. جمع مبلغ فروش، به‌تنهایی پاسخ همه پرسش‌ها نیست.
بازاریاب و اطلاعات پورسانت را در پیش‌فاکتور و فاکتور فروش ثبت کنید. سپس فاکتورهای مربوط به هر بازاریاب را از فهرست پیدا کنید و فروش‌های ثبت‌شده به نام او را بررسی کنید.
در گزارش فروش بازاریاب‌ها، نام بازاریاب، تعداد فاکتورها، مبلغ فروش و کل پورسانت را کنار هم ببینید. برای بررسی دقیق‌تر ترکیب فروش، گزارش جداگانه فروش بازاریاب‌ها بر اساس کالا، نام کالا، تعداد فروش و مبلغ پورسانت را نمایش می‌دهد.
برای گفت‌وگو درباره عملکرد و پورسانت، از فروش‌های ثبت‌شده هر فرد شروع کنید؛ نه از جمع‌آوری دوباره اطلاعات پراکنده.
در ۱۴ روز، نرم‌افزار را با یک سناریوی فروش خودتان بررسی کنید
برای شروع ارزیابی، یک مشتری و چند قلم نمونه انتخاب کنید. سپس یک فروش را از پیشنهاد تا ثبت دریافت پیش ببرید؛ همان مسیری که در کار روزانه با آن سروکار دارید.
پیشنهاد را آماده کنید.
برای مشتری پیش‌فاکتور بسازید و قیمت، تخفیف و مبلغ نهایی را بررسی کنید.
فروش را ثبت کنید.
پیش‌فاکتور را به فاکتور فروش تبدیل کنید و سررسید آن را مشخص کنید.
بخشی از مبلغ را دریافت کنید.
یک دریافت جزئی ثبت کنید و مانده و وضعیت تسویه فاکتور را ببینید.
حالا بررسی کنید: آیا می‌توانید فاکتور، دریافت و مبلغ باقی‌مانده را به‌روشنی دنبال کنید؟
سوالات متداول
کدام فاکتور هنوز مانده دارد؟ این مشتری با چه قیمتی خرید می‌کند؟ کدام کالا سودآور بوده و پورسانت هر بازاریاب چقدر است؟
یک سناریوی نمونه از کسب‌وکارتان را در ابرستان اجرا کنید و ببینید اطلاعات موردنیاز شما چگونه ثبت و پیگیری می‌شوند.
