مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری برای مشاغل کوچک و متوسط

ضروت استفاده از نرم افزارهای حسابداری برای مشاغل کوچک و متوسط

همزمان با رشد کسب و کار، وضعیت داده های مالی آن پیچیده تر شده و مدیریت حساب و کتاب مشتریان مهم تر می شود. اگر کسب و کار فاقد نرم افزار حسابداری باشد و حساب و کتاب مشتریان را در دفاتر سنتی یا فایل های مجزا در کامپیوتر نگهداری کند به موازات رشد شرکت مدیریت حساب ها گیج کننده تر شده و احتمال بروز خطا زیاد می گردد. از این رو پاسخگویی به پیچیدگی های روز افزون حساب و کتاب ناشی از  رشد کسب و کار  اهمیت انتخاب یک راه حل حسابداری مقیاس پذیر را روشن می سازد. لذا صاحبان مشاغل باید فراتر از حسابداری سنتی فکر کنند و آن استفاده از نرم افزارهای حسابداری است.

مزایای بیشمار استفاده از نرم افزارهای حسابداری منجر به افزایش بهره وری کسب و کار شما خواهد شد. ثبت سفارشات، صورتحساب اتوماتیک، محاسبات مالیات، مدیریت موجودی کالا ، کنترل مراکز هزینه و … ابزارهای ضروری نرم افزارهای حسابداری برای مدیریت داده های مالی کسب و کار هستند. همچنین به کمک نرم افزارهای حسباداری به گزارشات مغایرت های بانکی، سود و زیان ، ترازنامه و ….. همواره  دسترسی خواهید داشت. مزایای ناشی از استفاده از برنامه های حسابداری زمینه ساز رشد مستمر کسب و کار هستند.

مشاغل کوچک و متوسط کدامند؟

قبل از شروع بحث بهتر است ابتدا تعریف مشخصی ازمشاغل کوچک و متوسط داشته باشیم. بنگاه های کوچک و متوسط (SME) یا مشاغل کوچک و متوسط (SMB) مشاغلی هستند که تعداد پرسنل آنها از حد معینی کمتر است. مخفف “SME” توسط سازمانهای بین المللی مانند بانک جهانی، اتحادیه اروپا، سازمان ملل و سازمان تجارت جهانی (WTO) استفاده می شود.

SME  مخفف عبارت Small & Medium Enterprises است و در برگیرنده کلیه بنگاهای کوچک و متوسط اعم از بنگاههای صنعتی، خدماتی، بازرگانی و کشاورزی است.

در کشورهای در حال توسعه ، شرکتهای کوچک (خرد) و غیررسمی سهم بیشتری نسبت به کشورهای پیشرفته دارند. همچنین گفته می شود که شرکتهای کوچک و متوسط مسئول نوآوری و رقابت هستند. 

ویژگیهای  کیفی کسب و کارهای کوچک و متوسط :

معمولا کسب و کارهای کوچک و متوسط از سه ویژگی کیفی برخوردارند که این ویژگی‌ها به آنها ماهیتی متفاوت از صنایع بزرگ داده است. این ویژگی‌ها عبارتند از:

  1. وحدت مالکیت و مدیریت
  2. مالکیت فردی و خانوادگی
  3. استقلال از سایر کسب وکارها

فهرست مشاغل کوچک و متوسط در ایران:

هر چند این مشاغل بر اساس تعریف وزارت صنایع و معادن و وزارت جهاد کشاورزی، بنگاه‌های کوچک و متوسط، واحدهای صنعتی و خدماتی (شهری و روستایی) هستند که کمتر از 50 نفر کارگر دارند لیکن بر حسب تجربه ما گروه های ذیل را در زمره این مشاغل می شناسیم:

  • اصناف و کسبه 
  • شرکت های کوچک و متوسط کمتر از 50 پرسنل
  • کارگاه های تولیدی واقع در شهرک های صنعتی و شهرها 
  • تعاونی های کشاورزی و محصولات باغی
  • مشاغل خانگی و فریلنسرها
  • صاحبان و مدیران فروشگاه های اینترنتی و کسب و کارهای شبکه های اجتماعی (اینستاگرام و … )
بهترین نرم افزار حسابداری مالی آنلاین، ابری و تحت وب

مزایا و امتیازات ویژه استفاده از نرم افزار حسابداری

ثبت سفارش  و صورتحساب

صدور پیش فاکتور و صورت‌حساب، جزو متداول ترین و ضروری ترین فرایندهای عملیاتی هر کسب وکار است که در زمره ضروری ترین ارکان تجارت و منبع اصلی وردی جریان نقدینگی به کسب و کار هستند.

مدیریت فاکتورهای کاغذی امری خسته کننده، زمان بر و مستعد خطا است. هنگامی که سفارشات مکرر دارید، ایجاد فاکتورهای فیزیکی برای هر بار خرید مشتری از شما امکان پذیر نیست.  همچنین ردیابی فاکتورها و یادآوری پرداخت های متعلق به مشتریان بدون استفاده از نرم افزار صدور فاکتور، امری دشوار است.

نرم افزارهای  حسابداری به طور موثر به این مسائل رسیدگی می کند و ویژگی هایی را در اختیار شما قرار می دهند که ثبت سفارشات را آسان می کند. امکان کپی گرفتن از سفارشات پیشین مشتریان و ارسال فاکتورهای برای مشتریان از امکاناتی است که فرایند فروش و دریافت مطالبات شما را تسهیل می کند. همچنین می‌توانید شرایط و ضوابط پرداخت را در صورت‌حساب‌های خود لحاظ کنید تا مشتریان خود را در مورد پرداخت‌ها آگاه کنید. برنامه های حسابداری به شما امکان می دهند یادآوری های پرداخت خود را خودکار کنید. شما می توانید یادآورها را بر اساس تاریخ سررسید فاکتور یا تاریخ پرداخت مورد انتظار تنظیم کنید و نرم افزار آنها را به طور خودکار برای مشتریان شما ارسال می کند. با یک برنامه حسابداری، می‌توانید تمام صورت‌حساب‌های پرداخت‌نشده خود را ردیابی کنید، به مشتریان یادآوری کنید که مطمئن شوند به موقع پرداخت می‌کنند و از پرداخت‌های اشتباهی جلوگیری کنید.

پرداخت های آنلاین

مرحله بعدی پس از فروش، دریافت وجه فاکتور است. در صورتی که از ابزارها و سیستم های نرم افزاری مناسب برای مدیریت جمع آوری بدهی مشتریان بهره نبرید، این مطالبات می تواند بسیار  طاقت فرسا، پرهزینه و همراه با سوخت  مطالبات گردد.. همه این موارد بیانگر افزایش هزینه های شما و کاهش سود می گردد.

شما می توانید با استفاده از سیستم حسابداری آنلاین و ارتباط با درگاه های پرداخت آنلاین، راهکاری سریع و مطمئن برای دریافت وجه فاکتور از مشتری مهیا نمایید.با اتصال درگاه‌های پرداخت به سیستم حسابداری، مطالباتی را که دریافت می‌کنید بطور اتوماتیک در حسابداری ثبت شده و تسویه بدهی هر یک از فاکتورها بطور اتوماتیک بروز رسانی می گردد.

کنترل هزینه

رصد هزینه ها برای کنترل جریان نقدی  کسب و کار امری حیاتی است. نرم افزارهای حسابداری به شما کمک می کند تا از  نحوه هزینه کرد خود آگاه شوید. مرکز هزینه تفصیلی شناوری است که می تواند بر روی تمامی خرید ها و هزینه ها قرار گیرد و در نهایت سهم هزینه های شما را به تفکیک هر مرکز نشان دهد و به کمک آن تصویری واضح از سهم هزینه های کسب وکارتان داشته باشید. همچنین می‌توانید از نرم‌افزار حسابداری برای ذخیره سازی و آرشیو رسیدهای پرداخت، اسکن صورتحساب های خرید و ثبت خودکار پرداخت وجوه خرید یا هزینه های کسب و کارتان استفاده کنید.  آرشیو الکترونیکی ضمایم اسناد هزینه ای، نیاز به نگهداری رسیدهای کاغذی و خطر گم شدن آنها را از بین می برد. زیرسیستم خرید در برنامه های حسابداری امکان ثبت فاکتورهای خرید و مدیریت حساب تامین کنندگان کالاهای شما را هم فراهم می کنند.

مدیریت موجودی کالا

مدیریت موجودی کالا یکی از مهمترین دغدغه های مدیران کسب و کار است. مدیریت موجودی مناسب پیش شرط ارائه خدمات بهتر به مشتریان و نشان دهنده سلامت کسب و کار است. در صورتیکه موجودی کالاها کم باشد امکان فروش و ثبت سفارش از بازاریابان و فروشنده ها سلب می شود و چنانچه موجودی کالا بیش از حد باشد منجر به خواب سرمایه و افت بهره وری کسب وکار می شود.در نرم افزارهای حسابداری ابرستان همزمان با تعریف مشخصات کالا می توانید موجودی اولیه آن در کسب وکارتان را ثبت کنید. پس از آن همزمان با ثبت پیش فاکتورهای فروش ( در زمان ثبت سفارش) و تبدیل آن به فاکتور (قطعی شدن سفارش) نرم افزار بطور اتوماتیک موجودی کالا را بروز رسانی می کند. همچنین در صورت خرید کالا و با ثبت فاکتور خرید موجودی کالا به اندازه خرید افزایش می یابد.علاوه بر این رسید و حواله انبار در بخش انبارداری و ثبت سفارش تولید و تکمیل آن دربخش مدیریت تولید به انضمام اتصال فروش های آنلاین از طریق فروشگاه های اینترنتی کسب و کار شما دیگر مواردی هستند که بر موجودی کالا اثر دارند و متناسب با نوع فعالیت ها موجودی کالا را افزایش یا کاهش می دهند.  لذا به روشنی پیدا است که مدیریت موجودی کالا به کلیه عملیات کسب و کار وابسته است و همواره در حال بروز رسانی است و اگر کسب و کاری بخواهد آن را به روش سنتی و دستی کنترل کند به احتمال زیاد با دشواری و سختی فراوان و احتمال خطای زیاد مواجه خواهد شد.

نکته نهایی و مهم این است که نرم افزارهای حسابداری یکپارچه همچون ابرستان می توانند با تنظیم نقطه سفارش برای هر کالا سیستم هشدار دهی تامین کالا را برای مدیران کسب و کار فعال نموده تا آنها با آگاهی از رسیدن به نقطه سفارش هر کالا اقدامات لازم برای تامین کالای مورد نیاز را انجام دهند.

رعایت ثبت اسناد با قوانین مالیات

یک برنامه حسابداری خوب  ملاحظات لازم در رعایت مقررات و قوانین مالیاتی را در نظر می گیرد تا کسب وکار شما را در برابر جرایم سنگین ناشی از عدم رعایت مقررات مالیاتی مصون دارد. تنوع و چند نرخی بودن مالیات های کالاهای مختلف می تواند منجر به سردرگمی و اشتباه در ثبت و دریافت مالیات های ارزش افزوده کالاها شود.در این مواقع نرم افزار حسابداری می تواند محاسبه مالیات را سریعتر کند و به شما کمک کند مالیات مناسب را با دقت بیشتری در معاملات خود اعمال کنید. همچنین نرم افزارهای حسابداری با ارائه گزارشات آماده وضعیت مالیاتی شما را نشان داده و می توانید تصمیمات لازم را در خصوص آن اتخاذ نمایید.

گزارش گیری

به عنوان یک صاحب کسب و کار، باید رشد کسب و کار خود را به صورت دوره ای بررسی کنید و برای اطمینان از سلامت سازمان خود تصمیمات درستی بگیرید. گزارش های حسابداری به شما کمک می کند تا روندهای مالی کسب و کار خود را درک کرده و الگوهای رشد را تجزیه و تحلیل کنید. بدیهی است تولید گزارش در روش حسابداری سنتی بسیار سخت و زمان بر است؛ زیرا برای ایجاد هر گزارش باید داده ها را از اسناد استخراج و در نرم افزارهای مانند اکسل ادغام کنید و فرمول ها را به صورت دستی وارد کنید. معمولا هر یک از این عملیات همراه با خطا بوده که می تواند منجر به تولید گزارشات اشتباه شود. نرم افزارهای حسابداری به طور خودکار و اتوماتیک نسبت به  تولید گزارش ها اقدام می کنند و ئر وقت و زمان شما برای تولید گزارش  صرفه جویی می کند.

نرم افزار حسابداری دارای ویژگی های گزارش دهی  متعددی همچون مرور حساب ها، گزارشات تجمعی ، دفتر روزنامه ، دفتر کل و …هستند که وضعیت مالی کسب وکار را تجزیه و تحلیل می کند و به کسب و کارها کمک می کند تا از آن استفاده کنند

تصویر بخش گزارشان حسابداری ابرستان

نرم افزارهای حسابداری با دسترسی آسان و به لحظه به گزارشات سود و زیان و ترازنامه و اقلام آنها  شما را  به درک جنبه‌های مالی کلیدی کسب‌وکار رسانده وبه نتیجه‌گیری و تصمیم‌گیری آگاهانه برای هدایت کسب‌وکارتان در مسیر درست کمک کند.

علاوه بر سه صورت های مالی مهم، یک سیستم حسابداری همچنین به طور خودکار اطلاعات سایر جنبه های کلیدی کسب و کار شما مانند فروش، خرید، مالیات، موجودی و پروژه ها را جمع آوری می کند. همه این داده ها به شما کمک می کند تا گزارش های فوری ایجاد کنید، تصمیمات سریع بگیرید و سلامت کسب و کار خود را حفظ کنید.

همین امروز برای مکانیزه نمودن حسابداری اقدام کنید!

با پرداخت هزینه یک پرس غذا در ماه حسابداری خود را مکانیزه کنید!

  1. در حسابداری ابرستان هیچ هزینه ای بابت تهیه لایسنس یا مجوز استفاده از نرم افزار نمی پردازید.
  2. هزینه های دسترسی به همه امکانات ابرستان اعم از خرید و فروش، دریافت و پرداخت، انبارداری و … کاملا رایگان است.
  3. استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین ابرستان بدون نیاز به دانلود و نصب و راه اندازی امکان پذیر است.
  4. راهنمای آموزشی آنلاین، فیلم های آموزشی و سامانه پشتیبانی تیکتینگ رایگان در اختیار شما وجود دارد.
  5. هزینه های ابرستان بر اساس خرید اشتراک ماهیانه و معادل تنها یک پرس غذا می باشد. اطلاعات بیشتر در بخش تعرفه ها.

نگه داشتن سوابق دقیق از داده های مالی شما در هر زمان برای رشد کسب و کار حیاتی است. با این حال، برای حفظ حساب های مناسب، به سیستمی نیاز دارید که بر اشکالات  حسابداری های سنتی غلبه کند. بخش فروش و صدور صورت‌حساب و دریافت وجوه آن شاید حیاتی‌ترین چرخ دنده کسب و کار باشند، نرم‌افزار حسابداری جامع  و یکپارچه در مقایسه با فروش هاس سنتی که معمولا با استفاده از فاکتورهای چاپی با مشکل مواجه می‌شوند، بسیار اثر بخش تر بوده و شما را به بهترین وجه یاری می رسانند. کنترل نمودن هزینه ها در یک برنامه برنامه حسابداری بدون دردسر است، زیرا کار اداری را به حداقل می رساند و از از دست رفتن داده ها به دلیل گم  شدن یا آسیب دیدن اسناد جلوگیری می کند.

 یک برنامه حسابداری همچنین به مدیریت موجودی کالا، تطبیق حساب‌های بانکی و رعایت مقررات مالیات کمک می‌کند. و در نهایت، با یک سیستم حسابداری می توانید به گزارش های  متنوع دسترسی پیدا کنید واز داده های گزارش نتیجه بگیرید و کسب و کار خود را به سمت پیشرفت روز افزون هدایت کنید. حسابداری خوب که بتواند کلیه فعالیت های کسب وکار شما را دربر گرفته و آنها را مکانیزه و با یکدیگر مرتبط کند بخشی ضروری برای توسعه و مدیریت بهره ور و اثر بخش کسب و کار است. شما می توانید همه این مزایا را در نرم افزار حسابداری جامع و یکپارچه ابرستان که مبتنی بر تکنولوژی ابری و بصورت آنلایم است را تجربه کنید. کافی است همین الان با ثبت نام رایگان و استفاده 14 روزه کاملا رایگان همه موارد ذکر شده در مقاله فوق را تجربه کنید.

1 دیدگاه

  • حسین یوسفی اصفهانی

    1401/02/17 در 4:34 ب.ظ

    سلام با تشکر از مطلب بسیار ارزنده ای که انتشار داده اید. ای کاش مقایسه ای نیز برای هزینه های حسابداری سنتی و مکانیزه هم ارائه می کردید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

3 + 11 =

آخرین نوشته ها

تصویر پیش بینی نقدینگی
ترازنامه چیست؟

پربازدید ترین ها

حق تمبر
نرم افزار حسابداری رایگان
موجودی کالا در حسابداری
صورت سود و زیان