استفاده از فاکتورهای آماده یا نرم افزارهای صدور فاکتور؛ کدام بهتر است؟
معمولا زمانی که کسب‌وکارهای نوپا کارشان را شروع می‌کنند، برای فعالیت هایشان فرآیندهای مشخصی تعریف نمی کنند. بنابراین معمول است که آنها سفارشات و فروش های خود را به صورت دستی ثبت کنند. گاهی اوقات آنها از صورتحساب های چاپی آماده استفاده می کنند. گاهی هم آنها الگو و فرمت های فاکتور های متداول یا رسمی را از اینترنت دانلود می کنند .آنا با ویرایش فیلدهای این الگو ها در نرم افزارهای ورود یا اکسل فاکنور را صادر و آن را از طریق ایمیل برای مشتریان ارسال می کنند.
اگر شما صاحب یکی از این کسب و کارهای نوپا هستید، لازم است بدانید همانطور که کسب و کار تان رونق می یابد و فعالیت شما ادامه پیدا می کند، فرایند بررسی صورتحساب های صادره شما کاری بس سخت و دشوار می شود. خصوصا اینکه شما در طول زمان متوجه می شوید برای حساب و کتاب مشتریان و همچنین پاسخگویی به دستگاه های نظارتی مانند دارایی و سازمان تامین اجتماعی ناگزیر هستید از زوایای مختلف صورتحساب های صادره را کنترل ، دسته بندی و بررسی نمایید. دقیقا این زمان است که متوجه خواهید شد استفاده از روش های سنتی و غیر مکانیزه برای صدور فاکتور ها، فرایندی ناکارآمد و پرهزینه است.
صورتحساب خودکار به فرآیندی اطلاق می شود که در آن فاکتورها به صورت خودکار در حین فرایند انجام کار ایجاد و صورتحساب از طریق نرم افزار برای مشتری ارسال می شود.
در این مقاله در نظر داریم با مقایسه روش صدور صورتحساب های خودکار با صورتحساب های کاغذی یا غیر مکانیزه به شما نشان دهیم که چرا استفاده از نرم افزارهای صدور فاکتورهای رسمی برای کسب و کار شما بهتر است.
فاکتور دستی در مقایسه با نرم افزار صدور فاکتور آنلاین
در اینجا تفاوت های بین فاکتورهای دستی و نرم افزارصدور فاکتور آورده شده است:
۱. آسان شدن کار
فاکتورهای از پیش پر شده در اختیار شماست
هنگام صدور صورت حساب دستی مشتریان، باید اطلاعات مربوط به کسب و کار و فروش خود را به صورت دستی وارد کنید. این شامل آپلود نشان‌واره کسب‌وکارتان، اضافه کردن شماره‌های صورتحساب زمانی، تخفیف، محاسبه مالیات، و یافتن کل مبلغ فاکتور است. از آنجایی که تمام این کارها به صورت دستی توسط یک کارمند انجام می شود، امان بروز خطا وجود دارد که می تواند منجر به مشکلات بیشتری در هنگام انجام حسابداری و مدیریت موجودی شود. ناگفته نماند که برای یک کسب و کار رو به رشد، صرف زمان و تلاش زیاد برای صورتحساب ممکن است مضر باشد.
با نرم افزار صدور صورتحساب، اطلاعاتی که در تمام فاکتورهای شما تکرار می شود، مانند لوگو، نام، آدرس و اطلاعات تماس کسب و کار شما، فقط یک بار باید آپلود شوند و به صورت خودکار در تمام فاکتورهای بعدی تولید می شوند. شماره فاکتورها نیز به صورت خودکار تولید می شوند. همچنین می‌توانید جزئیات مربوط به محصولات و خدماتی را که می‌فروشید از فهرست کشویی انتخاب کنید و جزئیاتی مانند واحد، توضیحات و قیمت‌ها به‌طور خودکار تکمیل می‌شوند. در نهایت، احتمال خطا ناچیز است و این به کسب و کار کمک می کند تا زمان زیادی را صرفه جویی کند و فاکتورها را بدون زحمت ایجاد کند.
دیگر نیازی به پیگیری دستی نیست
در روش صورتحساب دستی، باید با مشتریان خود برای پرداخت به صورت دستی پیگیری کنید. این به معنای تماس با آنها یا ارسال ایمیل هایی است که مبلغ مناسب و تاریخ سررسید فاکتور برای هر مشتری را مشخص می کند.
با نرم افزار صورتحساب، می توانید یادآورهای پرداخت را پیکربندی کنید که به طور خودکار برای مشتریان ارسال می شود و آنها را در فواصل زمانی تنظیم شده از تاریخ سررسید پرداخت آتی خود مطلع می کند.
دسترسی به گزارشات در زمان مناسب
در روش صورتحساب دستی، شما یا حسابدار شما ناگزیر هستید داده ها را به صورت دستی از فاکتورهای قبلی بازیابی و جمع آوری کنید و با استفاده از ابزار هایی مانند اکسل گزارشات و نمودار های مورد نیاز را آماده کنید، معمولا این فرآیندی زمان‌بر است. گاها این تاخیر باعث می شود گزارش تهیه شده نوشداری بعد از مرگ سهراب شود و کسب وکار خسارت فراوانی بابت آن ببیند.
استفاده از نرم افزار های صدور فاکتور آنلاین این امکان را به شما می دهد که به گزارش ها در هر لحظه و زمان دلخواه دسترسی داشته باشید. عملا شما با استناد به گزارشات به لحظه می توانید تصمیمات آگاهانه ای برای کسب و کار خود بگیرید. برخی از رایج‌ترین گزارش‌های موجود در نرم‌افزارهای برخط و آنلاین صدور فاکتور، گزارش‌های پرداخت‌های دریافتی، بدهی‌های معوق و صورت‌حساب‌های معوق است که می‌توان از آنها برای تصمیم‌گیری‌های مهم تجاری استفاده کرد.
۲. فراتر از یک صورتحساب
در روش صورتحساب دستی، الگوی فاکتور دانلود شده را نمی‌توان برای تخمین‌ها و سایر اسناد استفاده کرد زیرا فیلدها، قالب‌بندی و طرح‌بندی بسته به سند متفاوت است. این بدان معناست که شما باید الگوهای مختلفی را برای هر نوع سند پیدا و دانلود کنید، که ممکن است زمان‌بر باشد.
هنگام استفاده از ابزارهای صدور فاکتور آنلاین همچون نرم افزار صدور فاکتور ابرستان می توانید به راحتی با استفاده از امکانات تنظیم مقادیر فاکتور فرمت های مختلف را برای صدور فاکتور تهیه نمایید. تبدیل پیش فاکتور به فاکتور، امکان درج دریافت و پرداخت برای هر فاکتور، ارتباط اتوماتیک کالاهای فروخته شده با انبارداری، ثبت اتوماتیک اسناد در حسابداری، استخراج مانده حساب مشتری از حسابداری و نمایش آن در فاکتور و …. ده ها امکان و مزیت مهمی است که کسب و کار شما را ساده و آسان می کند.
تمامی این امکانات صرفا در نرم افزارهای جامع کسب وکار آنلاین همچون نرم افزار جامع و یکپارچه حسابداری ابری ابرستان امکان پذیر است. شما می توانید هم اینم از طریق لینک ثبت نام رایگان وارد این نرم افزار شده و به مدت ۱۴ روز بطور کاملا رایگان این امکانات را مشاهده و آزمایش کنید.
۳. مقیاس پذیری آسان کسب و کار
بر بستر ابری فضای مورد نیاز را تهیه کنید.
هنگام استفاده از صورتحساب دستی معمولا فایل‌های شما در دستگاه یا یک هارد دیسک خارجی ذخیره می‌شوند یا در زونکن های فیزیکی در قفسه های اداره شما ذخیره می شوند. همانطور که کسب و کار شما بزرگ می شود،اگر از صورتحساب های کاغذی و فیزیکی استفاده می کنید نیاز به فضای بیشتر برای نگهداری و بایگانی کردن ا سناد روز به روز بیشتر شده و هزینه های سربار شما را در اختصاص فضای گران قیمت اداری یا تجاری بسیار زیاد می نماید. اگر هم از فایل های الکترونیکی استفاده می کنید سازماندهی بسیاری از فایل ها برای فضای ذخیره سازی دیجیتال شما سخت و طاقت فرسا می شود. همچنین به دلیل احتمال خرابی هارد دیسک و ویروسی شدن آن ها احتمال از دست دادن داده ها بسیار زیاد می شود.
لیکن زمانی که از نرم افزارهای آنلاین استفاده می کنید، فاکتورها و سایر اسنادی که ایجاد می شوند در فضای ابری ذخیره می شوند. اسناد گذشته به طور مرتب طبقه بندی و بایگانی شده اند، بنابراین می توانید در صورت نیاز به راحتی آنها را بازیابی کنید. همچنین می توانید از داده های کسب و کار خود نسخه پشتیبان تهیه کنید تا در صورت لزوم آن ها را بازیابی کنید. این بدان معناست که شما مجبور نخواهید بود برای ذخیره فاکتورها مقدار زیادی پول برای درایوهای خارجی خرج کنید. شما در نرم افزار حسابداری آنلاین و تحت وب ابرستان حتی می توانید از صورتحساب های کاغذی خود یا سایر اسناد مرتبط کاغذی عکس تهیه نموده و آن ها را به پیوست اسناد الکترونیکی ضمیه نماید تا در فضای ابری همواره بدون دغدغه به نسخه ای پشتیبان از آن ها دسترسی داشته باشید.
همکاری آسان با تیم و همکاران
در روش صورتحساب دستی، اشتراک‌گذاری فایل‌ها با سایر اعضای تیم در سازمان می‌تواند کاری دلهره‌آور باشد، زیرا باید فایل را به صورت دستی در یک سرویس ذخیره‌سازی ابری آپلود کنید. شما همچنین نمی توانید تغییرات ایجاد شده در فاکتورهای خود توسط کارکنان خود را ردیابی کنید.
اگر از یک برنامه صورتحساب آنلاین همچون ابرستان استفاده می کنید، می توانید چندین کاربر را به کسب و کارتان اضافه کنید و نقش هایی را به این کاربران اختصاص دهید تا دسترسی آنها برای مشاهده، ویرایش و مدیریت داده های تان را محدود کنید. به همین ترتیب، همچنین می‌توانید از تغییراتی که در صورت‌حساب‌ها انجام می‌شود مطلع شوید و بفهمید آن تغییر را چه کسی و در چه زمانی انجام داده است.
۴. امکان پرداخت آنلاین صورتحساب
هنگامی که به صورت دستی برای مشتریان خود صورتحساب را ارسال می کنید، هیچ ادغام مستقیمی با برنامه های دریافت وجه رایج وجود ندارد. برای دریافت پرداخت‌ها، باید جزئیات حساب بانکی کسب‌وکارتان را به صورتحساب پیوست کنید یا پول نقد بپذیرید.
با استفاده از نرم افزار های صدور فاکتور آنلاین، می توانید با اتصال به درگاه پرداخت، پرداخت های آنلاین را بدون دردسر بپذیرید. این بدان معناست که مشتری شما روی پیوند پرداخت در فاکتور کلیک می کند و به صفحه پرداخت منتقل می شود. سپس می توانند حالت پرداخت دلخواه خود را انتخاب کنند. مشتریان می توانند با ارائه اطلاعات کارت بانکی خود در سامانه های معتبر پرداخت یاری ( همچون آیدی پی شریک تجاری ابرستان ) در همان لحظه که فاکتور را مشاهده می کنند مبلغ فاکتور را تسویه کنند. در همان لحظه نیز نرم افزار وضعیت فاکتور را به “تسویه شده” تغییر می دهد و سند حسابداری دریافت وجه نیز ثبت شده و وضعیت بدهی مشتری در بخش حسابداری نیز بروز رسانی می شود! این همه کار تنها با یک امکان پرداخت آنلاین برای مدیریت کسب وکار شما بطور اتوماتیک انجام می شود.
۵.تعامل صورتحساب با مشتریان
وقتی صورت‌حساب‌های مشتریان را به صورت دستی انجام می‌دهید، شما به راحتی نمی توانید فاکتورها را از طریق تلفن همراه تان برای مشتریان ارسال کنید، زیرا فاکتورها در هارد دیسک دسکتاپ شما ذخیره می‌شود. لذا شما ناگزیر هستید از فضاهای اشتراکی در اینترنت برای ردو بدل کردن فاکتور ها استفاده کنید و مشتریان آنها را دانلود نموده و دریافت کنند.
اما زمانی که از یک نرم افزار آنلاین صدور فاکتور استفاده می کنید، فاکتورها در چندین دستگاه مانند رایانه‌های رومیزی، لپ‌تاپ، تلفن‌های همراه و حتی ساعت‌های هوشمند سازگار در دسترس هستند و هر تغییر کوپک در لحظه برای همه بروز رسانی شده و در دسترس خواهد بود. شما می توانید فاکتورها را برای دریافت پول مشاهده، ویرایش، مدیریت و ارسال کنید.
حکم نهایی
ما در ابرستان به این موضوع پایان داده ایم. اگر به تازگی کسب‌وکار خود را شروع کرده‌اید و خدمات خود را فقط به تعداد انگشت شماری از مشتریان ارائه می‌دهید، صورتحساب دستی این کار را انجام می‌دهد. اما همانطور که تجارت شما رشد می کند و مشتریان شما گسترش می یابد، به روش موثرتری برای ایجاد، ردیابی، مدیریت و ذخیره فاکتورها نیاز خواهید داشت زیرا می توانید اکثر این فرآیندها را از طریق نرم افزار صدور فاکتور آنلاین ابرستان خودکار کنید.
و اگر به دنبال نرم افزار صورتحساب برای تجارت خود هستید که قوی، شهودی و مقیاس پذیر باشد، باید حسابداری ابری ابرستان را بررسی کنید. ابرستان نرم افزاری برای صدور صورتحساب است که می توانید از آن برای انجام فاکتور و جمع آوری پرداخت برای کسب و کار خود استفاده کنید و کاملا رایگان است.
