ضروت استفاده از نرم افزارهای حسابداری برای مشاغل کوچک و متوسط

کنترل هزینه

رصد هزینه ها برای کنترل جریان نقدی  کسب و کار امری حیاتی است. نرم افزارهای حسابداری به شما کمک می کند تا از  نحوه هزینه کرد خود آگاه شوید. مرکز هزینه تفصیلی شناوری است که می تواند بر روی تمامی خرید ها و هزینه ها قرار گیرد و در نهایت سهم هزینه های شما را به تفکیک هر مرکز نشان دهد و به کمک آن تصویری واضح از سهم هزینه های کسب وکارتان داشته باشید. همچنین می‌توانید از نرم‌افزار حسابداری برای ذخیره سازی و آرشیو رسیدهای پرداخت، اسکن صورتحساب های خرید و ثبت خودکار پرداخت وجوه خرید یا هزینه های کسب و کارتان استفاده کنید.  آرشیو الکترونیکی ضمایم اسناد هزینه ای، نیاز به نگهداری رسیدهای کاغذی و خطر گم شدن آنها را از بین می برد. زیرسیستم خرید در برنامه های حسابداری امکان ثبت فاکتورهای خرید و مدیریت حساب تامین کنندگان کالاهای شما را هم فراهم می کنند.

مدیریت موجودی کالا

مدیریت موجودی کالا یکی از مهمترین دغدغه های مدیران کسب و کار است. مدیریت موجودی مناسب پیش شرط ارائه خدمات بهتر به مشتریان و نشان دهنده سلامت کسب و کار است. در صورتیکه موجودی کالاها کم باشد امکان فروش و ثبت سفارش از بازاریابان و فروشنده ها سلب می شود و چنانچه موجودی کالا بیش از حد باشد منجر به خواب سرمایه و افت بهره وری کسب وکار می شود.در نرم افزارهای حسابداری ابرستان همزمان با تعریف مشخصات کالا می توانید موجودی اولیه آن در کسب وکارتان را ثبت کنید. پس از آن همزمان با ثبت پیش فاکتورهای فروش ( در زمان ثبت سفارش) و تبدیل آن به فاکتور (قطعی شدن سفارش) نرم افزار بطور اتوماتیک موجودی کالا را بروز رسانی می کند. همچنین در صورت خرید کالا و با ثبت فاکتور خرید موجودی کالا به اندازه خرید افزایش می یابد.علاوه بر این رسید و حواله انبار در بخش انبارداری و ثبت سفارش تولید و تکمیل آن دربخش مدیریت تولید به انضمام اتصال فروش های آنلاین از طریق فروشگاه های اینترنتی کسب و کار شما دیگر مواردی هستند که بر موجودی کالا اثر دارند و متناسب با نوع فعالیت ها موجودی کالا را افزایش یا کاهش می دهند.  لذا به روشنی پیدا است که مدیریت موجودی کالا به کلیه عملیات کسب و کار وابسته است و همواره در حال بروز رسانی است و اگر کسب و کاری بخواهد آن را به روش سنتی و دستی کنترل کند به احتمال زیاد با دشواری و سختی فراوان و احتمال خطای زیاد مواجه خواهد شد.

نکته نهایی و مهم این است که نرم افزارهای حسابداری یکپارچه همچون ابرستان می توانند با تنظیم نقطه سفارش برای هر کالا سیستم هشدار دهی تامین کالا را برای مدیران کسب و کار فعال نموده تا آنها با آگاهی از رسیدن به نقطه سفارش هر کالا اقدامات لازم برای تامین کالای مورد نیاز را انجام دهند.

رعایت ثبت اسناد با قوانین مالیات

یک برنامه حسابداری خوب  ملاحظات لازم در رعایت مقررات و قوانین مالیاتی را در نظر می گیرد تا کسب وکار شما را در برابر جرایم سنگین ناشی از عدم رعایت مقررات مالیاتی مصون دارد. تنوع و چند نرخی بودن مالیات های کالاهای مختلف می تواند منجر به سردرگمی و اشتباه در ثبت و دریافت مالیات های ارزش افزوده کالاها شود.در این مواقع نرم افزار حسابداری می تواند محاسبه مالیات را سریعتر کند و به شما کمک کند مالیات مناسب را با دقت بیشتری در معاملات خود اعمال کنید. همچنین نرم افزارهای حسابداری با ارائه گزارشات آماده وضعیت مالیاتی شما را نشان داده و می توانید تصمیمات لازم را در خصوص آن اتخاذ نمایید.

گزارش گیری

به عنوان یک صاحب کسب و کار، باید رشد کسب و کار خود را به صورت دوره ای بررسی کنید و برای اطمینان از سلامت سازمان خود تصمیمات درستی بگیرید. گزارش های حسابداری به شما کمک می کند تا روندهای مالی کسب و کار خود را درک کرده و الگوهای رشد را تجزیه و تحلیل کنید. بدیهی است تولید گزارش در روش حسابداری سنتی بسیار سخت و زمان بر است؛ زیرا برای ایجاد هر گزارش باید داده ها را از اسناد استخراج و در نرم افزارهای مانند اکسل ادغام کنید و فرمول ها را به صورت دستی وارد کنید. معمولا هر یک از این عملیات همراه با خطا بوده که می تواند منجر به تولید گزارشات اشتباه شود. نرم افزارهای حسابداری به طور خودکار و اتوماتیک نسبت به  تولید گزارش ها اقدام می کنند و ئر وقت و زمان شما برای تولید گزارش  صرفه جویی می کند.

نرم افزار حسابداری دارای ویژگی های گزارش دهی  متعددی همچون مرور حساب ها، گزارشات تجمعی ، دفتر روزنامه ، دفتر کل و …هستند که وضعیت مالی کسب وکار را تجزیه و تحلیل می کند و به کسب و کارها کمک می کند تا از آن استفاده کنند