مقدمه
کالا ها و خدمات عناصر اصلی و پایه ای کسب و کار ها هستند؛ چرا که کسب و کارها با ارائه و یا فروش کالا یا خدمات به مشتریان درآمد کسب می کنند.
از این رو لازم است قبل از شروع و استفاده از سیستم حسابداری یکپارچه ابرستان، صاحب کسب و کار متناسب با نیازمندی های خود نسبت به تعریف کالا ها و یا خدمات قابل ارائه در سیستم اقدام کند.
در این بخش همه اطلاعات و ويژگی های مربوط به کالا یا خدمت تعریف می شود. مواری همچون نام کالا، واحد کالا، قیمت، موجودی اولیه و …..در این بخش انجام می شود.
پیش نیازهای تعریف کالا در برنامه حسابداری ابرستان
- گروه کالا : برای طبقه بندی کالا ها و خدمات استفاده می شود. در صورتیکه تعداد کالاها یا خدمات کسب و کار شما زیاد است بهتر است آنها را در گروه های همسان دسته بندی کنید. بدین منظور لازم است قبل از تعریف آنها در ابرستان گروه های مورد نظر خود را به برنامه ابرستان معرفی کنید.( برای اطلاع بیشتر اینجا کلیک کنید. )
چگونه خدمات یا کالاهای کسب و کار خود را در ابرستان گروه بندی کنم
- واحد کالا : بیانگر واحد خرید یا فروش کالا یا خدمات است که فاکتور فروش بر اساس تعداد این واحد محاسبه می گردد. در سیستم حسابداری ابرستان واحد های اصلی از قبیل عدد، بسته، متر، کیلوگرم و گرم بصورت پیش فرض تعریف شده است. در صورتیکه از واحد های دیگری برای ارائه کالا یا خدمات استفاده می کنید لازم است قبل از تعریف آن ها این واحد ها را در سیستم تعریف کنید. ( برای اطلاع بیشتر اینجا کلیک کنید)
چگونه واحد های مورد نیاز کالا یا خدمات کسب و کار خود را در نرم افزار حسابداری ابرستان تعریف کنم.
- انبار : بیانگر محل نگهداری کالا ها است. این آیتم تنها زمانی برای تعریف کالا بعنوان پیش نیاز لازم است که بخواهید همزمان با تعریف کالا مقداری از آن را بعنوان موجودی اولیه در سیستم تعریف کنید. در این حالت لازم است محل نگهداری موجودی اولیه کالا را بعنوان انبار محل نگهداری در سیستم تعریف کنید. بصورت پیش فرض سیستم یک انبار با کد 0001 تعریف شده است. در صورت نیاز به تعریف انبارهای بیشتر یا تغییر نام این انبار را دارید بهتر است قبل از تعریف کالاها آنها را تعریف نمایید .برای اینکار می توانید از بخش مدیریت انبار اقدام فرمایید.
راهنمای تعریف کالا/خدمات
برای تعریف کالا یا خدمت در برنامه حسابداری آنلاین ابرستان از دو روش می توانید استفاده کنید:
الف ) تعریف از طریق فرم
گام اول : جهت تعریف یک کالا یا یک خدمت جدید از منوی اصلی نرم افزار حسابداری آنلاین ابرستان قسمت کالا/خدمات را انتخاب نمایید ( مانند شکل روبر )
پس از کلیک بر روی گزینه کالا/خدمات منو مربوطه باز شده و آیتم های ذیل نمایش داده می شود:
کالا/خدمت :بیانگر فهرست کالاها و خدمات تعریف شده در سیستم است.
گروه بندی :لیست گروه کالا ها/ خدمات را نشان می دهد.
واحد کالا : لیست واحد ارائه کالا یا خدمات را نشان می دهد.
لیست قیمت : در صورتیکه برای گروه های مختلف مشتریان یا نمایندگی های خود لیست های متفاوت قیمت داشته باشید در این بخش آنها نمایش داده میشود.
لیست تخفیف : در صورتیکه میزان تخفیف کالاها برای گروه های مختلف مشتری یا نمایندگان متفاوت باشد لیست تخفیف ها در این بخش نمایش داده می شود.
گام دوم : در برابر(مقابل) عبارت کالا/خدمت، بر روی علامت (+) کلیک می‌نماییم.
وارد فرم تعریف کالا/ خدمت می شویم که در ادامه به آن می پردازیم.
تفاوت کالا و خدمت
قبل از هر چیز لازم است یادآوری گردد کالا با خدمت متفاوت است.
شرکت های بازرگانی و تولیدی که اقدام به خرید یا تولید یک کالا و سپس فروش آن می نمایند از مفهوم کالا استفاده می کنند و شرکت های خدماتی یا پیمانکاری یا مشاوره ای از طریق ارائه خدمت کسب درآمد میکنند.
کالا مانند : خودرو، پوشاک، لبنیات، مواد غذایی و….
خدمات مانند: رنگ کاری، صافکاری، مشاوره، آموزش و …
شما می توانید از طریق این فرم هر دو مورد کالا یا خدمت را تعریف کنید. حسب نیاز آیتم های متناسب با موارد پرسش می شود.
گام سوم : فرم تعریف کالا / خدمت
تعریف اطلاعات اصلی کالا / خدمت
صفحه پیش رو، امکان تعریف یک کالا یا خدمت را در حسابداری ابرستان، به کاربر می‌دهد. فیلدهای این بخش معرفی کننده کالا/خدمت مورد نظر شما می باشد که متناسب با هر کالا می تواند متفاوت باشد.
معرفی فیلدها:
توجه : رقم داخل پرانتز نشان دهنده فیلد بر روی عکس ذیل می باشد.
(1)کد کالا:
این کد، یک فیلد سیستمی و از نوع رقمی (عدد) است که حداکثر 4 رقم می تواند باشد. سیستم به ازای هر یک از کالاها یا خدماتی که تعریف می کنید یک کد منحصر به فرد و یکتا تولید کرده و در این فیلد نمایش می دهد. سیستم بصورت اتوماتیک کد کالا را بصورت پیش فرض با یک رقم بالاتر از آخرین کد قابل استفاده نمایش می دهد. در صورتیکه بخواهید کدینگ کالا را متناسب با نیاز خود تغییر دهید این امکان وجود دارد و کافی است کد مربوطه را به جای کد سیستمی نمایش داده شده وارد کنید. مقادیر مجاز این کد از 0001 تا 9999 می باشد.
(2) نام کالا/خدمت :
این فیلد نشان دهنده نام کالا در تمامی زیر سیستم های حسابداری ابرستان است. لذا توصیه می شود نام به نحوی انتخاب شود که هنگام استفاده از بخش های مختلف سیستم مانند فرمهای خرید،فروش، انبار و یا تهیه گزارشات دچار مشکل و یا اختلال در فهم آن نشوید. این فیلد متنی است و حداکثر کارکتر مجاز برای انتخاب نام کالا 80 کاراکتر می باشد.
(3) بارکد :
بسیاری از کالاها دارای بارکد هستند که می توانید بارکد کالا را در این فیلد وارد کنید. در صورتیکه بارکد کالا را در این بخش تعریف کنید از امکانات بارکدخوان در فرمهای سیستم مانند فاکتور فروش می توانید استفاده کنید.مقادیر مجاز برای بارکد ارقام عددی است و حداکثر طول مجاز برای تعریف بارکد 30 رقم می باشد.
(4) نام لاتین
(5) گروه بندی
(6) واحد اصلی
هماطور که در بخش پیش نیاز همین صفحه آمد، واحد کالا بیانگر میزان فروش هر کالا در هر واحد است. جهت تعریف واحد کالا اینجا کلیک کنید.
(7) سازنده
(8) توضیحات
(9) قیمت خرید
(10) عنوان در فاکتور خرید
(11) آپلود تصویر
نکته مهم : از میان مواردفوق “کد” و “نام کالا” الزامی هستند که بالا علامت ستاره* قرمزرنگ مشخص شده اند.
مطابق تصویر زیر در قسمت پایین صفحه کالا و یا خدمت از هم مجزا شده‌اند. با کلیک بر روی نام هر کدام اطلاعات مورد نیاز کالا یا خدمت را وارد می‌نماییم.
(14) واحد مالیاتی کالا
در صورتیکه اطلاعات صورتحساب های فروش خود را به سامانه مودیان ارسال می کنید و نیاز است واحد کالای فروش رفته را هم مشخص کنید لازم است از این بخش مقدار متناسب با نام کالا را انتخاب کنید. مقادیر این فیلد انتخاب است و توضحیات بیشتر در ذیل همین صفحه و در بخش تجارب کاربری آمده است.
(15) شناسه مالیاتی کالا
هر یک از کالاها و خدمات در سامانه مودیان مالیاتی دارای کد شناسه یکتا هستند. این کد می تواند عمومی و یا اختصاصی باشد. جهت اطلاع بیشتر و آشنایی با نحوه دستیابی به کد شناسه مالیاتی کالا اینجا کلیک کنید و یا از بخش تجارب کاربری ذیل صفحه استفاده کنید.
گام چهارم : اطلاعات تکمیلی کالا / خدمت
در این بخش اطلاعات تکمیلی دیگر که می تواند کار با سیستم را برای کاربران راحت تر کند اضافه می شود. مثلا اگر عنوان کالای خریداری شده شما با عنوان کالای فروش فرق می کند از فیلدهای این بخش می توانید تنظیمات مورد نیاز را انجام دهید.
فیلدهای اطلاعات تکمیلی کالا / خدمت :
مطابق تصویر فوق جهت کالا می توان قیمت خرید(9) ، عنوان در فاکتور خرید(10)، قیمت فروش (12)، عنوان در فاکتور فروش(13) و توضیحات مرتبط با کالا (8) که در فاکتورها در قسمت شرح نمایش داده می شود،واحد مالیاتی (14)، شناسه مالیاتی (15)، وضعیت مالیات بر ارزش افزوده(16) همچنین می توان اطلاعات موجودی شامل موجودی اول دوره را برای کالا با وارد کردن تعداد موجودی اولیه(17)،با وارد کردن مقدار یا تعداد موجودی اولیه می توان انبار و قیمت هر واحد کالا را در این بخش وارد کرد. در صورتی که از این کالا برای بخش تولید بخواهیم استفاده کنیم نیاز هست که یکی از چک باکس های بخش نوع کالا (19)را وارد می کنیم و وضعیت (20) فروش آن کالا را مشخص میکنیم با کلیک بر روی گزینه “ثبت” کالا تعریف می شود.
همچنین در مورد خدمات برای ثبت خدمت در نرم افزار حسابداری ابرستان از بالای صفحه بر روی گزینه خدمت(1) کلیک می کنیم تا انتخاب شود سپس کد خدمت(2) نام خدمت(3) بارکد(4) نام لاتین(5) گروه بندی(6)، واحد اصلی (7)، توضیحات(8) و آپلود تصویر (9) را وارد کنید.
در بخش تکمیلی خدمت نیاز هست که قیمت فروش(9)، عنوان خدمت در فاکتور فروش(10) و در بخش اطلاعات مالیاتی واحد مالیاتی(11)، شناسه مالیاتی(12)، وضعیت مالیات بر ارزش افزوده (13) را مشخص کرده و از بخش تنظیمات، وضعیت (14)، وضعیت فروش آن خدمت را مشخص می کنیم. پس از پر کردن اطلاعات ثبت کالا و خدمت در نرم افزار حسابداری ابرستان بر روی تایید کلیک نمایید.
قواعد و عملیات سیستمی
عدم امکان تعریف کالا/ خدمت با کد و نام تکراری
برای تعریف کالا و یا خدمت در فرم مربوطه فیلدهای زیادی وجود دارد که تنها دو فیلد نام و کد اجباری است. سیستم بطور اتوماتیک با تعریف کالا یا خدمت کدی را به آن اختصاص می دهد لیکن شما می توانید کدینگ کالا را متناسب با نیاز خود تغییر دهید. دقت کنید در این حالت سیستم مانع تعریف کالا ها با نام یا کد یکسان می گردد.
عدم امکان اصلاح یا تغییر واحد کالا مالیاتی
جهت انطباق و ارسال سهل و سریع فاکتورها به سامانه مودیان مالیاتی، فیلدی تحت عنوان “واحد مالیاتی” در فرم تعریف کالا وجود دارد که این فیلد انتخابی است و شما تنها می توانید یکی از مقادیر پیش فرض آن را برای کالای مورد نظر انتخاب کنید.
پیام های ناشی از عملیات و شرایط بروز خطا
در صورتیکه برای کالا یا خدمت فاکتور خرید یا فروش ثبت کرده باشید، سیستم اجازه حذف آنها را نمی دهد. برای حذف لازم است ابتدا فاکتورهای مرتبط با آن کالا یا خدمت را حذف کنید.
یه منظور حفظ یکپارچگی سیستم و تهیه گزارشات مالی و حسابداری مانند ارائه گزارش میزان فروش به تفکیک کالا، سیستم با استفاده از دو فیلد کد کالا و نام کالا از تعریف مجدد یک کالا جلوگیری می کند.
توصیه می شود قبل از تعریف کالا آن را جستجو کنید در صورتیکه قبلا تعریف نشده است اقدام به تعریف آن نمایید.
تجربه کاربری / هشدارها
در این بخش سعی می کنیم کاربردهای هر یک از فیلدهای این فرم را تشریح کنیم.
بارکد / پایانه فروشگاهی
فیلد بارکد(2): در صورتیکه می خواهید در زمان ثبت فاکتور فروش با استفاده از بارکدخوان کالاهای خود را ثبت کنید لازم است بارکد کالای مورد نظر را در زمان تعریف کالا در این فیلد پر کنید. اگر شما از ابرستان بعنوان یک پایانه فروشگاهی و برای مشاغلی همچون خوار و بار که دارای کالاهای متعدد می باشد استفاده می کنید توصیه می شود از این امکان بهره ببرید.
شناسه مالیاتی کالا:
این شناسه که به ازای هر کالا تعریف می شود. کسب و کارهای می توانند برای کالاهای خود شناسه اختصاصی دریافت کرده و یا از شناسه های عمومی کالا و خدمات استفاده کنند.
جهت اطلاع بیشتر اینجا کلیک کنید.
واحد مالیاتی کالا:
سامانه مودیان فروشگاهی سازمان امور مالیاتی برای ارسال صورتحساب کالاها تنها مقادیر خاصی از واحدهای کالاها را قبول می کند. لذا در صورتیکه می خواهید واحد کالاهای صورتحساب خود را به سامانه مودیان ارسال کنید لازم است واحد متناسب و متناظر با کالای خود را از این فیلد انتخاب کنید.لازم به ذکر است مقادیر این فیلد بر اساس واحدهایی که در سامانه مودیان تعریف شده و قابل قبول هستند ارائه می گردد. جهت آشنایی با مقادیر این واحد ها اینجا کلیک کنید.
سند واحدهای اندازه‌گیری کالا / خدمت
راهنمای شناسه کالا و خدمت
