گاهاً جهت استفاده از نرم‌افزار حسابداری ابرستان نیاز است که چند کاربر به صورت هم‌زمان بر روی یک کسب و کار فعالیت داشته باشند. با توجه به این که ممکن است هر کدام از کاربران دارای یک نقش یا مسئولیت در نرم‌افزار حسابداری ابرستان باشند، امکانی تحت عنوان قابلیت تعیین سطح دسترسی به کاربران در نرم‌افزار ابرستان گنجانده شده است وبا این امکان مدیر سیستم می‌تواند به هر کدام از کاربران نقشی متناسب با توانایی‌های خود اعطا نماید و در قبال آن افراد بتوانند با توجه به سطح دسترسی و مجوز ورود به بخش‌های مختلف وظایف خود را ایفا نمایند.
جهت تعریف و تعیین نقش کاربر در این امکان ابتدا باید شماره تلفن همراه یا آدرس ایمیل تمامی کاربرانی که لازم است به آنها دسترسی و سطح دسترسی به قسمت‌های مختلف نرم‌افزار داده شود را داشته باشیم .این کاربران می‌توانند از قبل در نرم‌افزار ابرستان به‌عنوان یک کاربر مستقل ثبت نام نموده باشند و یا در هنگام تعیین سطح دسترسی، ما آنها را به نرم‌افزار معرفی نماییم که پس از آن پیامکی حاوی یک لینک ثبت‌نام برای آنها ارسال خواهد شد که می‌توانند ثبت‌نام خود را تکمیل نمایند و وارد کاربری با مشخصات خود شوند اما دسترسی به کسب‌وکاری که به آنها مجوز ورود داده شده است را داشته باشد.
راهنمای نحوه دسترسی، استفاده و نتایج حاصل
گام اول:
برای تعیین دسترسی کاربران در نرم افزار حسابداری ابرستان از منوی سمت راست بر روی بخش تنظیمات کلیک نمایید. (مانند شکل روبرو)
کلیک بر روی بخش تنظیمات عناوین به ترتیب زیر نمایش داده می شود.
مشخصات کسب و کار: بیانگر وارد کردن اطلاعات کسب و کار در نرم افزار ابرستان می باشد.
کاربران و نقش ها: بیانگر تعریف کاربران و نقش ها در ابرستان می باشد.
سهامداران: بیانگر تعین درصد سهام اشخاص سهامدار کسب و کار می باشد.
تنظیمات رنگ: بیانگر تعیین رنگ قالب نرم افزار می باشد.
شرح های استاندارد: بیانگر تعریف شرح های استاندارد می باشد.
تنظیمات فاکتور: بیانگر اعمال تغییرات در فاکتورها می باشد.
خروجی سیستم در فرمت CS: بیانگر تهیه نسخه پشتیبان از نرم افزار می باشد.
گام دوم:
در زیر منوی ایجاد شده برای تعیین سطح دسترسی کاربران به نرم افزار بر روی عبارت کاربران و نقش ها کلیک نمایید.
گام سوم: تعیین سطح دسترسی کاربران
در صفحه پیش رو می‌توانیم نام کاربر اصلی که به‌عنوان مدیر سیستم یا صاحب اصلی کسب و کار شناخته می‌شود و اولین کسی است که در این کسب و کار ثبت‌نام نموده و این کسب‌وکار را ایجاد نموده است را مشاهده نماییم.
این کاربر قابل ویرایش و یا حذف نخواهد بود. مطابق تصویر فوق با کلیک بر روی گزینه مشاهده نقش‌ها می توانیم تمامی نقش‌های پیش‌فرضی که در نرم‌افزار حسابداری ابرستان تعریف شده‌اند را مشاهده نماییم.
همچنین علاوه بر پنج نقش اصلی که این نقش‌ها قابل ویرایش و یا حذف نخواهند بود. می توان با کلیک بر روی گزینه نقش جدید یک نقش جدید با مشخصات و ویژگی‌های مدنظر خودمان ایجاد نماییم. در صفحه ایجاد نقش جدید یک نام برای نقش درج می‌نماییم و توضیحات مرتبط با آن رو در یک درحدود یک خط وارد می‌نماییم.
برای تمامی بخش‌های نرم‌افزار امکان ایجاد دسترسی به کاربر با توجه به این نقش وجود خواهد داشت سطح دسترسی به هرکدام از بخش‌ها می‌تواند دسترسی کامل و یا یکی از موارد مشاهده، ایجاد، ویرایش و یا حذف موارد مرتبط با هرکدام از بخش‌ها باشد.
مطابق تصویر فوق می توانیم یک کاربر جدید ایجاد نماییم.
برروی گزینه کاربر جدید کلیک می کنیم سپس در صفحه‌ای که برای ما باز می شود تلفن همراه یا آدرس ایمیل کاربر را وارد می‌کنیم. نام و نام خانوادگی این کاربر چنانچه از قبل در نرم‌افزار حسابداری ابرستان ثبت‌نام کرده باشد به صورت اتوماتیک نمایش داده می‌شود و چنانچه ثبت‌نامی صورت نپذیرفته باشد می توانیم در این‌جا وارد نماییم و یک نقش را از منوی کشویی نقش‌ها برای این کاربر در نظر بگیریم و بر روی گزینه ثبت کلیک کنیم.
با مشاهده پیغام “کاربر شما به‌درستی ایجاد گردید” یک کاربر به لیست کاربران در قسمت مدیریت نقش‌ها اضافه خواهد شد.
کاربر و یا هر یک از کاربران جدیدی که در این لیست اضافه کرده‌ایم را می‌توانیم حذف، ویرایش و یا غیرفعال کنیم. به این منظور مطابق تصویر زیر ابتدا باکس کنار نام کاربر را فعال می‌کنیم و از گزینه‌های قسمت سمت چپ گزینه مورد نظرمان را انتخاب می نماییم.
مزیت (های) امکان
- امکان ایجاد دسترسی برای هرکدام از کاربران
- امکان استفاده هم‌زمان چندین کاربر از یک اطلاعات مشترک در کسب‌وکار
- امکان تعیین مجوز و دسترسی با جزئیات به هرکدام از کاربران
- بهبود عملکرد از طریق تعیین دسترسی منحصربه‌فرد و متناسب با دانش و توانمندی برای هرکدام از کاربران
هنگام تعیین دسترسی به یک بخش (برای مثال بخش انبار)، کاربر به تمامی موارد مشابه آن بخش (برای مثال تمامی انبارها) دسترسی خواهد داشت.
