۱. فرمت‌های پشتیبانی‌شده: نرم‌افزار ابرستان از فرمت‌های رایج مانند Excel (XLSX, XLS) و CSV پشتیبانی می‌کند.

۲. ساختار فایل: فایل باید دارای ستون‌های مشخص و استاندارد باشد:

   – کد حساب

   – تاریخ معامله

   – مبلغ

   – شرح سند

   – مرکز هزینه (در صورت نیاز)

۳. قالب‌بندی داده‌ها:

   – اعداد باید با فرمت مناسب (custom) وارد شوند.

   – برای تاریخ‌ها به جای استفاده از اسلش (/) از خط تیره (–) استفاده شود.

   – از کاراکترهای غیرمجاز در شرح سند خودداری شود.

۴. ترتیب داده‌ها: ردیف‌ها باید بر اساس کد حساب مرتب شوند، زیرا سیستم فقط کدهای معتبر مربوط به سرفصل هزینه و مرکز هزینه را می‌پذیرد.