مقدمه:
تیم تولید و توسعه حسابداری ابرستان، همزمان با ارائه نسخه جدید خزانه‌داری امکانات متعددی را برای کاربران این سامانه فراهم کرده است که در این بخش به معرفی آنها می‌پردازیم.
ایمپورت هوشمند تراکنش‌های بانکی: پایان ورود دستی اطلاعات
ورود اطلاعات تراکنش‌ها یا صورتحساب‌های بانکی به صورت هوشمند یکی از ویژگی‌ها و امکانات بسیار جذاب و کاربردی این نسخه جدید از ابرستان می‌باشد. در این امکان شما می‌توانید به آسانی و از طریق یک منو گام‌به‌گام در چند مرحله هر یک از فایل‌های خروجی صورتحساب‌های بانکی خود را در کمتر از چند دقیقه وارد نرم‌افزار حسابداری ابرستان کنید.
ابرستان بر اساس مبلغ واریز یا برداشت حساب‌ها و مقایسه آن با مبالغ فاکتورهای خرید، فروش یا هزینه سعی می‌کند بهترین و نزدیک‌ترین گزینه مبلغ را در انتساب با موضوع مرتبط برایتان پیدا کند و شما با یک کلیک آن را ثبت کنید! به همین راحتی بسیاری از عملیات روزانه کسب‌وکاری شما که مربوط به ثبت دریافت و پرداخت فاکتورها و مغایرت‌گیری بانکی شما می‌شود کم شده و شما می‌توانید زمان خود را به گسترش کسب‌وکارتان اختصاص دهید.
راهنمای ایمپورت هوشمند تراکنش‌های بانکی
از جمله امکانات این بخش می‌توان به موارد ذیل اشاره نمود:
امکان ورود اطلاعات فایل‌های اکسل و CSV
با توجه به اینکه تقریباً تمامی برنامه‌های صورتحساب بانک‌ها امکان تولید خروجی فایل‌های اکسل و CSV را دارند، ابرستان نیز این دو فرمت فایل را برای ورودی تراکنش‌های مندرج در صورتحساب بانک‌ها پشتیبانی می‌کند.
مکان تعیین شکل و فرمت ذخیره‌سازی فایل صورتحساب
هر یک از بانک‌ها از شکل‌های متفاوتی برای خروجی فایل‌های اکسل استفاده می‌کنند:
برخی از بانک‌ها مقادیر واریز به حساب و برداشت از حساب را در دو ستون مجزا ثبت می‌کنند
برخی دیگر هر دو مقدار را در یک ستون ذخیره کرده و واریزی‌ها را به صورت مثبت و برداشت‌ها را با اعداد منفی ذخیره می‌کنند
دسته دیگری از بانک‌ها هر دو عدد را در یک ستون و با مقدار مثبت نمایش داده و در ستون دیگر نوع عملیات (واریز/برداشت) یا ماهیت مبلغ (بدهکار/بستانکار) را نمایش می‌دهند
ابرستان برای سهولت کار کاربران در گام نخست ورود اطلاعات تراکنش‌های بانکی از فایل اکسل خروجی بانک‌ها، این نوع را از کاربر پرسیده و مطابق با آن عملیات تطابق ستون‌های فایل اکسل با برنامه خزانه‌داری را به کاربر نمایش می‌دهد.
تعیین ستون‌ها
پس از تعیین نوع فایل و نوع ذخیره‌سازی ارقام واریز و برداشت به حساب بانک کافی است مقادیر مرتبط با هر یک از آیتم‌های مورد نیاز را در فایل اکسل به ستون‌های مورد نیاز جهت ورود اطلاعات انتساب دهیم.
ستون‌های مورد نیاز عبارتند از:
تاریخ تراکنش
مبلغ واریز
مبلغ برداشت
توضیحات
پیش‌پردازش هوشمند
پس از تعیین ستون‌های مبدأ و انتساب آن به مقادیر مورد نیاز، سیستم فایل ارسالی را پردازش می‌کند و متناسب با مقادیر مندرج در فایل، نتیجه پردازش را قبل از ایمپورت به کاربر گزارش می‌دهد.
مواردی که در این مرحله کنترل می‌شوند عبارتند از:
تشخیص فرمت صحیح تاریخ
تشخیص فرمت صحیح عددی مبالغ واریز و برداشت
تشخیص مقادیر غیرمجاز مندرج در توضیحات
پس از پردازش کلیه رکوردهای فایل نتیجه در سه بخش به کاربر گزارش می‌شود:
بخش اول: تراکنش‌هایی که قابلیت ایمپورت دارند
بخش دوم: تراکنش‌هایی که قابلیت ایمپورت ندارند
بخش سوم: ستون‌های مازاد در فایل مبدأ
زمانی که تعداد تراکنش‌های بخش دوم صفر و بخش اول برابر با تعداد رکوردهای مندرج در فایل مبدأ باشد یعنی سیستم امکان ایمپورت کامل فایل را دارد و کاربر می‌تواند نسبت به ایمپورت فایل اقدام نماید.
تعیین وضعیت هر تراکنش
اطلاعات تراکنش‌ها در یک مخزن موقت تحت عنوان تراکنش‌های دسته‌بندی نشده قرار گرفته و کاربر می‌تواند به کمک چند ابزار هوشمند و مکانیزه تک‌تک تراکنش‌های وارد شده را تعیین تکلیف نموده تا سیستم به صورت اتوماتیک اسناد مرتبط با آن را ثبت کند.
عملیات صرف نظر
قبل از هر کاری بهتر است تا جاییکه می‌شود لیست ایمپورت شده را کوتاه و کم کنیم. صرف نظر کردن به این معنی است که فعلاً نمی‌خواهیم تعدادی از تراکنش‌ها را تعیین تکلیف کنیم و می‌خواهیم بعداً آنها را بررسی و مشخص کنیم. تراکنش‌هایی را که شما صرف نظر کنید باعث می‌شود از لیست تعیین وضعیت کم شود و کار شما آسان‌تر شود و هر وقت بخواهید دوباره آنها را از طریق فیلتر کردن بر روی “صرف نظر شده‌ها” برگردانید.
عملیات حذف
در مرحله دوم می‌توان برای کوتاه کردن لیست، تمامی تراکنش‌هایی را که قبلاً به دلایل مختلفی در سیستم ثبت کرده باشید. مثلاً احتمال دارد هنگام ثبت فاکتور دریافت، آن فاکتور را هم که در بانک واریز شده باشد را ثبت کرده باشید یا هنگام ثبت هزینه‌ای که مستقیماً از بانک بوده و شما در فرم هزینه محل برداشت هزینه از بانک را مشخص کرده باشید و پرداخت بانکی آن قبلاً در سیستم ابرستان ثبت شده باشد. در این حالت می‌توانید با خیال راحت تراکنش ایمپورت شده را حذف کنید تا از ورود تکراری آن به سیستم جلوگیری کنید.
توجه کنید تفاوت حذف با صرف‌نظر در بازیابی مجدد آنها است. تراکنش‌هایی که حذف شده‌اند دیگر قابل بازیافت و بازیابی نیستند.
گزینه‌های هوشمند
عملیات گزینه، امکان تطابق هوشمند تراکنش است. گزینه‌های ابرستان بر حسب نوع و مبلغ و تاریخ تراکنش سعی می‌کند خودش عملیات متناظری که مربوط به آن تراکنش است را تشخیص بدهد و برای کاربر نمایش دهد. با این کار دیگر لازم نیست به دنبال فاکتورها یا هزینه‌ها برای انطباق تراکنش با آنها بگردید!
گزینه‌های هوشمند به دو شکل برای کاربر نمایش داده می‌شود:
بهترین گزینه‌ها
در صورتی که معادل شرایط تراکنش (مبلغ و تاریخ تراکنش)، عیناً یک یا چند سند متناظر در سیستم داشته باشد همه آنها را در بخش بهترین گزینه‌ها نمایش می‌دهد که کاربر می‌تواند یکی از آنها را با انتخاب کلید تطابق به آن تراکنش نسبت بدهد و تمام.
گزینه‌های ممکن
برخی مواقع مبلغ واریزی مشتری کمتر از مبلغ فاکتور است و مشتری آن فاکتور را در چند قسط تسویه می‌کند، در این شرایط سیستم سعی می‌کند تمامی گزینه‌های ممکن برای آن پرداختی را در بخش گزینه‌های ممکن به کاربر نمایش بدهد.
ثبت انتقال متناظر
در صورتی که مبلغ تراکنش ناشی از عملیات مدیریت نقدینگی بین بانک‌های یک کسب‌وکار باشد کافی است از این گزینه استفاده کنید. سیستم یک طرف انتقال را شناسایی و در فرم ثبت می‌کند و کافی است شما طرف دوم بانک را مشخص کنید.
ثبت دریافت / پرداخت متناظر
اگر نتوانستید تراکنش را از بخش گزینه‌ها ثبت کنید با استفاده از این گزینه می‌توانید خودتان مبلغ واریزی یا برداشت را به هر حسابی که می‌خواهید از طریق فرم دریافت یا پرداخت انتساب دهید.
فرم‌های دریافت و پرداخت در ابرستان بسیار کامل هستند که می‌توانید هر مدلی خواستید مبلغ را به هر موضوعی انتساب دهید.
برای اطلاع بیشتر می‌توانید به راهنمای دریافت و پرداخت ابرستان از اینجا وارد شوید.
