ضرورت دسترسی به نرم افزارهای حسابداری تحت وب امروزه بر همگان مشخص است، لیکن عدم آگاهی از تفاوت های فراوانی که بین انواع نرم افزارهای حسابداری تحت وب وجود دارد می تونه مشکلات و معضلاتی را برای کاربران در انتخاب و استفاده از نرم افزار حسابداری مناسب ایجاد کند. از این رو در نظر داریم در این مقاله ضمن معرفی مفهوم نرم افزار حسابداری تحت وب به بیان انواع آن و مزایا و معایب هر یک پرداخته و روش های شناخت انواع نرم افزارهای تحت وب را تشریح می کنیم. امیدواریم این مقاله شما را در انتخاب صحیح نرم افزار حسابداری تحت وب کمک کند. اگر این مقاله برایتان مفید بود خوشحال می شویم با لایک و ارسال آن به دیگران ما را حمایت کنید. اگر هم نقد و نظری داشته باشید باز هم خوشحال می شویم از طریق بازخورد در انتهای صفحه آن را با ما در میان بگذارید.
نرم‌افزار حسابداری تحت وب چیست؟
همانطور که از اسم آن مشخص است نرم‌افزار حسابداری تحت وب ، برنامه‌ای است که به کاربران این امکان را می‌دهد تا فعالیت‌های مالی و حسابداری خود را از طریق اینترنت و مرورگر وب مدیریت کنند. امروزه ضریب نفوذ اینترنت و دسترسی به آن به قدری افزایش یافته است که تقریبا همه افراد جامعه در تمامی مکان هایی که هستند می توانند به اینترنت دسترسی داشته باشند. همین امر منجر به این شده است که صاحبان کسب و کار ها هم بخواهند همواره به ابزارهای مدیریت کسب و کارشان در همه جا دسترسی داشته باشند. فناوری های جدید تولید نرم افزار این امکان را مهیا کرده است که بتونیم نرم افزارهایی داشته باشیم که از بستر وب و شبکه اینترنت همواره در دسترس باشند. این پیشرفت های فناوری در بخش های مختلف ارتباطات، دستگاه های پردازشی ( موبایل، تبلت، نوت بوک و …) و نرم افزار همگی منجر به ظهور نرم افزارهای تحت وب شده است.
در این فناوری، معمولا این نرم‌افزارها به صورت آنلاین در دسترس کاربر هستند و نیازی به نصب محلی برنامه بر روی سیستم‌های کاربر ندارند. کاربران می‌توانند از هر نقطه‌ای که به اینترنت دسترسی دارند، به اطلاعات خود دسترسی پیدا کنند و عملیات مختلف حسابداری را انجام دهند. اما این بدان معنی نیست که همه نرم افزارهای تحت وب نیاز به تجهیزات دیگر سخت افزاری مانند سرور نداشته باشند. در ادامه این موارد را تشریح می کنیم.
بستر های فناوری های متداول مورد استفاده برای ارائه نرم افزارهای حسابداری
قبل از اینکه بخواهیم به بیان ویژگی های نرم افزارهای حسابداری تحت وب بپردازیم بد نیست نیم نگاهی به فناوری های متداولی که نرم افزارهای حسابداری با استفاده از آن ها ارائه می شود اشاره کنیم.
نرم افزارهای حسابداری علاوه بر اینکه از از انواع فناوری های پایگاه داده و زبان های برنامه نویسی استفاده می کنند که می تواند بستر ارائه آنها را مشخص کند. این بسترها شامل موارد زیر می‌شوند:
۱. ویندوز:
بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری برای استفاده بر روی سیستم‌عامل ویندوز توسعه و ارائه می‌شوند. این نرم‌افزارها ممکن است به صورت نصب شده بر روی سیستم کاربر یا به صورت شبکه ای ارائه شوند.
۲. مکینتاش:
تعدادی از شرکت‌های تولیدکننده نرم‌افزارهای حسابداری نیز نسخه‌هایی از نرم‌افزارهای خود را برای سیستم‌عامل macOS ارائه می‌دهند.
۳. لینوکس:
همچنین برخی دیگر از نرم‌افزارهای حسابداری برای استفاده بر روی سیستم‌عامل‌های لینوکس نیز توسعه داده می‌شوند.
۴. اپلیکیشن‌های موبایل:
برخی از شرکت‌های نرم‌افزاری نسخه‌های مخصوص اپلیکیشن‌های موبایل از نرم‌افزارهای حسابداری خود را برای سیستم‌عامل‌های اندروید و iOS ارائه می‌دهند.
۵. وب:
بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری نیز به عنوان یک وب اپلیکیشن ارائه شده و از طریق مرورگر وب قابل دسترسی هستند.
۶. بسترهای ابری:
امروزه بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری به عنوان سرویس ارائه می‌شوند که بر روی بسترهای ابری مانند AWS، Microsoft Azure و Google Cloud Platform اجرا می‌شوند.
به طور کلی، نرم‌افزارهای حسابداری بر روی یک یا چندین بستر فناوری مختلف قابل ارائه و استفاده هستند تا به نیازهای مختلف شرکت‌ها و افراد پاسخ دهند.
تفاوت بین نرم‌افزارهای حسابداری تحت وب و محلی چیست؟
نرم‌افزارهای حسابداری محلی به برنامه‌هایی اطلاق میشود که بر روی سیستم‌های کامپیوتری یا در شبکه های محلی نصب می‌شوند و فقط در همان سیستم یا شبکه قابل استفاده هستند. همانطور که در بخش قبل دیدیم این نرم افزارها وابسته به سیسنم عامل بوده و در انواع مختلفی مانند نرم افزارهای حسابداری ویندوزی، لینوکسی یا مک ارائه می شوند. در مقابل، نرم‌افزارهای تحت وب به کاربران این امکان را می‌دهند که از هر نقطه‌ای به اطلاعات خود دسترسی داشته باشند. بدین شکل اگر بخواهید از جایی غیر از محل کارتان مانند منزل یا محل ماموریت یا مسافرت تان به سیستم حسابداری دسترسی داشته باشید لازم است از نرم افزارهای حسابداری تحت وب استفاده کنید. لذا در صورتیکه دسترسی از طریق وب به نرم افزار را معیار گروه بندی قرار دهیم علاوه بر نرم افزارهای توسعه یافته بر بستر وب ( وب اپلیکیشن ها) می توان نرم افزارهای موبایل و ابری را نیز در این گروه قرارداد.
مقایسه مزایا و محدودیت های انواع بسترهای ارائه نرم افزارهای حسابداری
همانطور که در تعریف بسترهای مختلف ارائه نرم افزارهای حسابداری مشاهده کردید، برخی از آنها ذاتا دارای محدودیت هایی از جمله وابستگی به سیستم عامل هستند و برخی دیگر محدودیت های دسترسی دارند. با توجه به اینکه ما در اینجا قصد داریم به معرفی انواع نرم افزارهای تحت وب بپردازیم دسته بندی که برای مقایسه ارائه می دهیم را بر حسب نوع دسترسی کاربر به نرم افزار انتخاب کرده ایم. در این دسته بندی نرم افزارهای مبتنی بر سیستم عامل های ویندوز، لینوکس و مک را در دو گروه کلی محلی و شبکه ای قرارداده ایم و سایر دسته بندی ها در سه گروه تحت وب ، ابری و موبایلی قرار دارند.
برای درک بهتر مزایا و محدودیت های به شرح جدول ذیل ارائه می گردد.
مزایای نرم‌افزارهای حسابداری تحت وب چیست؟
همانطور که از جدول مقایسه ای بالا مشخص است نرم‌افزارهای حسابداری تحت وب مزایای بسیاری دارند که می‌تواند به بهبود کارایی و کاهش هزینه‌ها کمک کندکه در اینجا به تشریح برخی از آنها می پردازیم:
دسترسی آسان: کاربران می‌توانند از هر نقطه‌ای به اطلاعات خود دسترسی داشته باشند و این امر به‌ویژه برای کسب‌وکارهای چند شعبه‌ای بسیار مفید است.
به‌روزرسانی خودکار: کاربران می‌توانند از آخرین ویژگی‌ها و بهبودهای نرم افزار ، بدون نیاز به مداخله دستی در سیستم ها و دستگاه هایشان استفاده کنند.
تعامل و استفاده از سایر سرویس های برخط و الکترونیکی : امروزه توسعه سرویس های الکترونیکی متعدد بانکی، پرداخت یارها، هوش مصنوعی و …. مزایای بیشماری را برای افراد ایجاد کرده است که اکثر این سرویس ها نیاز به ارتباط دائمی بر بستر اینترنت دارند. از آنحاییکه نرم افزارهای تحت وب و ابری نیز همین ویژگی را دارند این نوع نرم افزارها می توانند بطور کامل با انواع سرویس های الکترونیکی موجود ارتباط برقرار کرده و برای مشتریان خودشان ارزش افزوده اضافه ایجاد کنند.
محدودیت‌های نرم‌افزارهای حسابداری تحت وب چیست؟
با وجود مزایای زیاد، نرم‌افزارهای حسابداری تحت وب نیز دارای محدودیت‌هایی هستند:
– وابستگی به اینترنت: برای دسترسی به اطلاعات، کاربران باید به اینترنت متصل باشند و این می‌تواند در صورت بروز مشکلات اینترنتی به مشکلاتی منجر شود.
– حریم خصوصی و امنیت: با توجه به اینکه اطلاعات مالی در سرورهای خارجی ذخیره میشود، احتمال وقوع نقض حریم خصوصی وجود دارد.
بین نرم‌افزار حسابداری تحت وب و حسابداری ابری چه تفاوتی وجود دارد؟
هرچند در اکثر مواقع در عرف از عبارت نرم‌افزارهای حسابداری تحت وب و حسابداری ابری بصورت یکسان و مترادف استفاده می شود ولی این دو یکی نیستند و با هم تفاوت هایی دارند که در این جا برخی از مهمنرین آنها را تشریح می کنیم.
– نرم‌افزار تحت وب: به تمامی نرم افزارها و برنامه‌هایی اطلاق میشود که از طریق مرورگر وب قابل دسترسی هستند. این نرم افزارها معمولاً بر روی سرورهای اختصاصی بر روی شبکه اینترنت میزبانی می‌شوند. در اینگونه نرم افزارها ارائه دهنده نرم افزار آن را بر حسب نیاز کاربر بر روی سرورهای مشتری یا سرورهای خودش نصب و راه اندازی می کند. از این رو اگر نیازمندی مشتریان نرم افزارهای حسابداری از جنبه های مختلف تعداد کاربر، نیاز به پردازش اطلاعات و …. در طول زمان تغییر کند لازم است متناسب با نیاز مشتری منابع و تجهیزات سخت افزاری سرور توسط ارائه دهنده تغییر کند.
– نرم‌افزار ابری: به برنامه‌هایی اشاره دارد که به‌طور کامل بر بستر ابر اجرا می‌شوند و معمولاً از منابع محاسباتی توزیع‌شده استفاده می‌کنند. این نرم‌افزارها می‌توانند به‌صورت خودکار و بدون نیاز به مداخله کاربر مقیاس‌پذیر باشند. فناوری های ابری، به فناوری هایی اطلاق می گردد که بدون نیاز به انسان می توانند متناسب با نیاز کاربران و مشتریان منابع تجهیزات سخت افزاری را مدیریت کنند و در زمانیکه کاربر نیاز به منابع بیشتری دارد به همان اندازه منابع مورد نیاز را افزایش داده و بالعکس در زمان عدم نیاز منابع را آزاد کنند. این فناوری کمک شایانی به مدیریت هزینه ها و کاهش هزینه های غیر ضرور دارد که همین امر منجر به رقابتی شدن نرم افزارهای حسابداری ابری نسبت به سایر نرم افزارهای حسابداری تحت وب شده است.
چگونه می‌توان فهمید نرم‌افزار حسابداری تحت وب است یا یک نرم افزار حسابداری ابری است؟
از آنجاییکه همه عملیات نصب و راه اندازی و توسعه پذیری در نرم افزارهای حسابداری ابری بصورت اتوماتیک انجام میشود این نوع نرم افزارها با درخواست مشتری بصورت آنی و در لحظه در اختیار مشتری قرار می گیرند. لذا با توجه به عدم هزینه اضافه برای ارائه دهنده این نوع نرم افزارها، تقریبا تمامی نرم افزارهای حسابداری ابری امکان استفاده آزمایشی و در لحظه و آنی پس از ارائه درخواست را برای مشتریان فراهم می کنند که تحت عنوان استفاده آزمایشی رایگان ( محدود به زمان یا امکانات ) برای مشتری فعال می شود.
بنابر این مهمترین معیاری که از دیدگاه مشتریان قابل لمس است همین راه اندازی آزمایشی بلافاصله پس از درخواست است. اگر شما در سایت نرم افزارهای حسابداری ثبت نام کرده و بلافاصله وارد نسخه عملیاتی نرم افزار مخصوص به خودتان شدید بدین معنی است که این نرم افزار حسابداری ابری است. لیکن اگر با پیامهای مشابه اینکه تا چند دقیقه دیگر نام کاربری را برایتان ارسال می کنیم که نشان از وجود وقفه ای برای کار انسانی در آن است را مشاهده کردید بدانید آن نرم افزارها از نوع نرم افزارهای حسابداری تحت وب هستند.
نکته دیگری که می تواند نشان دهنده نوع نرم افزارهای ابری باشد، مدل درآمدی آن ها است. معمولا تمامی نرم افزارهای ابری از مدل اشتراکی ( اشتراک ماهیانه/ سالیانه ) برای ارائه خدمات استفاده می کنند. در این نوع نرم افزارها خبری از خرید لایسنس، هزینه های بروز رسانی ، نگهداری و پشتیبانی نیست.
نتیجه‌گیری
نرم‌افزارهای حسابداری تحت وب با امکانات و مزایای خاص خود، به عنوان یک گزینه مناسب برای کسب‌وکارها به شمار می‌روند. انتخاب یک نرم‌افزار ابری می‌تواند به بهبود کارایی، کاهش هزینه‌ها و افزایش امنیت داده‌ها کمک کند. با توجه به ویژگی‌های مختلف هر نرم‌افزار، کسب‌وکارها باید با توجه به نیازها و شرایط خود بهترین گزینه را انتخاب کنند تا بتوانند به بهترین نحو از امکانات این نرم‌افزارها بهره‌برداری کنند.
همچنین امروزه ترکیب انواع نرم افزارها در ارائه خدمات بسیار متداول شده است به نحوی که اکثر نرم افزارهای حسابداری دارای نسخه های پشتیبان برای نرم افزارهای موبایل نیز هستند.
انتخاب نرم‌افزارهای ابری برای حسابداری به دلیل قابلیت‌های مقیاس‌پذیری، دسترسی آسان و به‌روزرسانی‌های خودکار، می‌تواند به عنوان یک تصمیم هوشمندانه برای هر کسب‌وکار محسوب شود.
