آشنایی با امکانات جدید تسویه فاکتور دریافت و پرداخت ابرستان
تیم ابرستان همواره و بر اساس نیازهای مشتریان علاوه بر طراحی و پیاده سازی امکانات جدید، نسبت به بروزرسانی، تغییر یا اصلاح امکانات قبلی نیز اقدام می کند. یکی از امکاناتی که در اواخر سال ۱۴۰۲ در نرم افزار حسابداری ابرستان بازنگری و باز طراحی نمود که در این مقاله امکانات جدید تسویه فاکتور و فرمهای دریافت و پرداخت حسابداری ابرستان را معرفی خواهیم کرد.
اهم تغییرات
- تغییر شکل ظاهری و بهبود رابط کاربری
- امکان تسویه چندین فاکتور یک طرف حساب با یک دریافت/ پرداخت
- اضافه شدن امکان ثبت کسورات هر یک از دریافتی ها و انتساب به حساب های متناظر آن
- انتقال کسورات به حساب های مرتبط و تسویه فاکتور هایی که پرداختی آن از مبلغ آن کمتر است.
- امکان انتساب مبلغ دریافتی یا پرداختی به سایر حساب ها از قبیل وام، سایر مطالبات و ….
- نمایش سندهای اتوماتیک ثبت شده بر روی هر دریافتی یا پرداختی
- ثبت اتوماتیک توضیحات سند و آرتیکل های آن بر اساس انتخاب های فرم
- امکان ثبت مستقیم دریافتی یا پرداختی از حساب های بانکی و صندوق
کاربرد ها
طراحی فرم های دریافت و پرداخت در ابرستان به نحوی صورت گرفته است که از طریق همین فرم چندین کار صورت می پذیرد که کاربردهای متعدد این فرم را نشان می دهد و به شرح ذیل است:
- تسویه یک مرحله ای یک فاکتور
- تسویه چند مرحله ای یک فاکتور
- تسویه همزمان چند فاکتور
- امکان ثبت کسورات متعدد در تسویه هر فاکتور (ویژه حسابداری پیمانکاری)
- امکان ثبت و تسویه همزمان چند حساب
با توجه به اینکه عمده دریافت ها و پرداخت های یک کسب و کار مربوطه به عملیات خرید یا فروش آن کسب و کار است، پیش فرض فرم دریافت و پرداخت در حسابداری ابرستان نیز متناسب با همین فعالیت های اصلی در نظر گرفته شده است.
این طراحی بر اساس سهولت کاربری اکثر کاربران سیستم یکپارچه ابرستان صورت پذیرفته است. از آنجاییکه در اولین مرحله از فرم نام طرف حساب پرسیده می شود، سیستم بصورت اتوماتیک کلیه فاکتورهای مرتبط با آن طرف حساب را که تا کنون تسویه نشده اند را شناسایی و به کاربر نمایش می دهد.
کاربر می تواند مبلغ دریافتی را برای تسویه یک یا چندین فاکتور نمایش داده شده اختصاص دهد.
نحوه تسویه همزمان تمامی فاکتورها
در صورتیکه بخواهید تمامی فاکتورهای مرتبط با طرف حساب انتخاب شده را یکجا تسویه کنید امکانات متعددی در این صفحه (فرم) در نظر گرفته شده است. با این امکانات به راحتی با ابرستان کار کنید!
۱- نمایش کل بدهی مرتبط با مبالغ باقیمانده فاکتورهای تسویه نشده
سامانه حسابداری هوشمند ابرستان، در فیلد مبلغ فرم دریافت یا پرداخت و پس از انتخاب طرف حساب بصورت هوشمند مبلغ کل فاکتورهای تسویه نشده آن طرف حساب را محاسبه و در این فیلد نمایش می دهد. در صورتیکه بخواهید کل فاکتورهای مرتبط با طرف حساب را تسویه کنید کافی است بر روی مبلغ نمایش داده شده کلیک کنید. با کلیک بر روی این مبلغ ضمن آنکه عدد مرتبط در فیلد مربوطه بصورت اتوماتیک جایگزین می شود مبالغ باقیمانده هر فاکتور نیز در سطر مربوطه ثبت می شود.
۲- امکان انتخاب و تسویه همزمان فاکتوها و اختصاص مبالغ باقیمانده هر فاکتور به آن با یک کلیک
علاوه بر روش اعلام شده در بند ۱، کاربر می تواند با کلیک بر روی آیکن دریافت کامل در بخش فاکتورهای تسویه شده کلیک نموده تا سیستم مبالغ تسویه تمامی فاکتورها را بصورت اتوماتیک در فیلد های متناظر با هر فاکتور درج نماید.
همانطور که در شکل فوق ملاحظه می کنید، با کلیک بر روی آیکن دریافت کامل در بخش فاکتورهای دریافت نشده یا کلیک بر روی عبارت دریافت کامل در فیلد مبلغ، تمامی مبالغ باقیمانده فاکتورها متناظر در هر سطر، در فیلد دریافت ثبت می گردد. کافی است تایید را بزنید و با یک کلیک تمامی فاکتورها را تسویه کنید. به همین راحتی.
ثبت کسورات فاکتور و تسویه کامل آن
کسورات فاکتورها، مبالغی هستند که پرداخت کننده بنا به ملاحظاتی همچون الزامات قانونی در هنگام پرداخت از مبلغ فاکتور کسر می کند و مابقی مبلغ را به حساب طرف مقابل پرداخت می کند. در این مواقع چون در فیلد مبلغ دریافتی مبلغ پس از کسر کسورات ثبت می گردد نمی توان فاکتور را تسویه کرد و متناسب با مبالغ کسر شده، فاکتور داری مانده خواهد بود.
اما از دید پرداخت کننده فاکتور تسویه شده است و تنها مبالغی همچون ۵% بابت کسورات تامین اجتماعی یا ۱۰% بابت کسورات حسن انجام کار پرداخت نشده است که این موارد نیز در موعد مقرر و پس از انجام تکالیف طرف مقابل پرداخت خواهد شد.
بدین منظور امکانی ذیل هر فاکتور در نظر گرفته شده است که می توانید با ثبت مقادیر کسر شده و انتساب آن به حساب متناظر آن فاکتور را تسویه کنید. ( مطابق با تصویر ذیل)
همانطور که در این تصویر مشاهده می کنید مبلغ باقیمانده فاکتور سطر دوم ۱۳,۵۶۹,۷۵۰ است. لذا کاربر با کلیک بر روی آیکن فلش بیشتر و سپس کلیک بر روی علامت بعلاوه می تواند چندین حساب را ذیل هر فاکنور باز کند و کسورات مرتبط با فاکتور را نیز ثبت کند.
دیگر کاربرد این موضوع امکان ثبت کسورات در حسابداری پیمانکاری است.
